W październiku ruszają e-doręczenia. Każdy dostanie skrzynkę oficjalną e-mail, na którą będzie będzie mógł odbierać urzędowe listy. Od lipca 2022 r. obowiązkiem zostaną objęte najważniejsze urzędy – mówi w wywiadzie z 300Gospodarką Przemysław Koch, nowy dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki.
Katarzyna Mokrzycka, 300Gospodarka: Zacznę od cytatu z innego wywiadu. Anna Streżyńska, była minister cyfryzacji, powiedziała mi w rozmowie: „Prosiłam kiedyś premiera, żeby zlikwidować ministerstwo i powołać agencję cyfryzacyjną, która będzie odpolityczniona i będzie się skupiać tylko na koordynowaniu i decydowaniu w sprawach cyfryzacji i nada rzeczywisty impet tym procesom. Takiej agencji nie powołano do dzisiaj, natomiast ministerstwo, owszem, zostało zlikwidowane.” Pytanie do pana: czy Centralny Ośrodek Informatyki może zostać taką agencją?
Przemysław Koch, dyrektor COI: Tak, w moim przekonaniu jest to możliwe. Jak najbardziej powinniśmy iść w kierunku centralizacji jednostek, które świadczą usługi cyfryzacji państwa. Potrzebujemy efektu synergii, by na styku obywatel państwo móc dostarczać e-usługi lepszej jakości, w krótszym czasie, odpowiadając na cyfrowe potrzeby naszych klientów.
Dzisiaj cyfryzacją zajmuje się w zasadzie każde ministerstwo z osobna i różne rządowe agencje. Jak zatem centralizować proces cyfryzacji? Czy chodzi o stworzenie centralnego planu cyfryzacji, czy o to, żeby odebrać poszczególnym ośrodkom zadania dotyczące cyfryzacji, czy po prostu chodzi o to żeby je nadzorować w tym, co będą robić?
Na pewno nie chodzi o odbieranie kompetencji. Nie chodzi też o bardzo szczegółowy nadzór. Mam raczej na myśli wdrożenie takich standardów i procesów, które będą gwarantować, że to co wszyscy robimy opiera się o spójną wizję i strategię tak, żebyśmy „na koniec dnia” dostarczali rozwiązania wysokiej jakości. Dla użytkownika powinno być transparentne, jaka jednostka administracji publicznej je dostarczy.
To nie jest nadzór?
Raczej synchronizacja działań zgodna z opracowanymi politykami, w ramach których będzie weryfikowana jakość dostarczanych usług, zgodność ze strategią czy opracowaną architekturą.
Takie polityki już są czy one dopiero powstaną?
Niektóre już są, bo były tworzone jeszcze przez Ministerstwo Cyfryzacji czy teraz przez jednostki podległe pod Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. To co jest w tym obszarze na pewno do zrobienia to komplementarność tych procesów – tak, aby były kompletne, spójne i egzekwowane.
W pierwszej kolejności z ministrem właściwym do spraw cyfryzacji będziemy chcieli przygotować strategię cyfryzacji na najbliższe miesiące i lata. To będzie ambitny plan, wpisany w ambitny harmonogram. Uważam, że nie należy skupiać się na projektach, których skutki miałyby zaistnieć na za 5 czy 10 lat. Jeżeli efektów danego projektu czy programu nie będzie w przeciągu roku, czy dwóch lat od teraz, to jakby programu w ogóle nie było. W dłuższym okresie każdy plan w obszarze technologii może się okazać nieadekwatny lub niepotrzebny.
Kiedy nowa strategia będzie gotowa?
Liczę, że najdalej za kilka tygodni. Będzie bazować na tym, co już w tej chwili jest realizowane.
Pandemia wymusiła pewne działania cyfryzacyjne nawet w instytucjach, w których wcześniej to szło dość opornie. Ta digitalizacja usług odbywała się ad hoc, bez planów, gwałtownie, bez analizy. Czy zna pan stan faktyczny z jednostek administracji publicznej? Co jest zrobione, jak jest zrobione, czy działa dobrze, czy wymaga zmiany? Planuje pan taki audyt? Inwentaryzację różnych obszarów?
Moim celem nie jest audytowanie całego obszaru informatyki dostarczonego przez wszystkie jednostki administracji publicznej. To jest bardzo szeroki temat i on wykracza poza kompetencje i odpowiedzialność Centralnego Ośrodka Informatyki. My chcemy się skupić na realizacji konkretnych nowych projektów wdrażających konkretne usługi dla obywateli lub jednostek administracji publicznej.
Pewna inwentaryzacja jest rzeczywiście potrzebna jeśli strategia cyfryzacji ma bazować na tym, co już w tej chwili jest realizowane. Sprawdzimy zakres prac, określimy stopień i brakujące elementy, zweryfikujemy na jakim etapie są prace legislacyjne, dotyczące przedsięwzięć będących w zakresie zmian ujętych w strategii transformacji cyfrowej.
Wiemy także jakie projekty są zgłoszone do Krajowego Planu Odbudowy i je także trzeba umieścić w strategii i harmonogramie prac, określić jakimi siłami i środkami będą realizowane.
Co będzie realizowane w pierwszej kolejności?
Projektem, którego realizacja zgodnie z ustawą musi być uruchomiona na początku października jest centralny system „e-doręczenia” – chodzi o doręczanie drogą cyfrową pism urzędowych w ramach administracji publicznej. Plan zakłada stworzenie dedykowanych skrzynek elektronicznych, poprzez które każdy obywatel będzie mógł odbierać urzędowe listy.
Chodzi o wszystkie instytucje publiczne? Zaczynając od ZUS, przez Urząd Skarbowy, aż po urząd dzielnicy?
Docelowo tak, ale to potrwa co najmniej kilka miesięcy. Platforma rusza w trybie fakultatywnym w październiku 2021 r. Od 5. lipca 2022 r. obowiązkiem zostaną objęte organy administracji rządowej, jednostki budżetowe, inne organy władzy publicznej, ZUS, KRUS, NFZ oraz podmioty z KRS wpisane od 5. lipca 2022 r. Od stycznia 2023 roku do października 2029 r. do systemu dołączać będą kolejne podmioty publiczne i przedsiębiorstwa. Plan integracji poszczególnych urzędów z platformą doręczeń wynika z obowiązujących przepisów.
Dzisiaj w każdym urzędzie cyfryzacja działa na indywidualnych, niemal prywatnych zasadach. Aplikacja m-obywatel, gdzie mam swój dowód osobisty w wersji cyfrowej w wielu urzędach nie jest honorowana – muszę mieć plastikowy dowód, dlaczego? Albo inny przykład: jeśli założyłam spółkę w czasach gdy e-rejestracja jeszcze nie była możliwa to nadal wszystkie zmiany do KRS muszę zgłaszać „na papierze”. A najlepsza była i tak moja spółdzielnia mieszkaniowa, która, by móc wysyłać do mnie w pandemii pisma mailem zażądała osobistego stawiennictwa w celu podpisania zgody RODO. Jest szansa, że jednym rozporządzeniem albo nawet ustawą da się zobligować wszystkie urzędy działające na styku z obywatelami do wprowadzenia jednolitych zasad?
Zgadzam się, że jest to potrzebne, bo nie ma co wdrażać wielkich rozwiązań, które będą dostępne za ileś lat skoro dzisiaj każdy urząd działa w inny sposób, na innym systemie informatycznym nie do końca zintegrowanym z serwisami publicznymi dostarczanymi przez urząd centralny. I krok po kroku będziemy się tym zajmować.
Należy wprowadzić taki standard legislacyjny, który by obligował każdy jeden urząd działający w systemie administracji publicznej do ujednolicenia usług?
Tak z tym, że trzeba jeszcze określić zakres integracji i czas na jej wykonanie, punktowo, etapami dla tych bolączek, które pani wymieniła.
Czy należy priorytetyzować działania w cyfryzacji w różnych sektorach? Traktować je na równi i digitalizować równolegle, czy jednak przyjąć, że niektóre sektory są bardziej istotne z punktu widzenia obywatela? Na przykład e-usługi zdrowotne powinny mieć pierwszeństwo przed innymi dziedzinami.
Nie chciałbym mówić o tym, czy zdrowie jest ważniejsze niż na przykład dokumenty urzędowe. Gdy projektuje się e-usługi dla obywatela ważna jest tylko jedna rzecz: taka usługa powinna być zbadana pod kątem potrzeby jej wdrożenia. Żeby się nie okazało, że robimy wielkie, kosztowne projekty, wdrażamy, promujemy i nikt z nich nie korzysta.
Tak się zdarza?
Historia pokazuje że w administracji publicznej zdarzyły się takie przypadki. NIK opisał kiedyś w raporcie przykłady e-usług wdrażanych na poziomie samorządów.
Myśli pan, że to była kwestia niedostosowania usług czy raczej tego, że trochę wyprzedziły swój czas? Do pandemii wiele osób niechętnie wybierało cyfrową ścieżkę załatwiania sprawy. Jedni nie umieli, inni się obawiali o bezpieczeństwo danych.
Na pewno jedno i drugie. Projektując usługę trzeba zweryfikować czy to jest właściwy moment, czy jest popyt na daną usługę i czy obywatele będą z niej korzystać. Kluczowy jest także sposób implementacji, bo nawet wielce pożądana usługa zaprojektowana w sposób nieoptymalny może finalnie skutkować brakiem jej wykorzystania. Następnie trzeba zadbać o odpowiednią komunikację oraz popularyzację, żeby jednak użytkownicy z niej korzystali.
Steve Jobs powiedział kiedyś, że usługa elektroniczna, by realizować potrzebę biznesową, od końcowego użytkownika nie powinna wymagać więcej niż trzech kliknięć czy trzech ruchów palca. Takie standardy powinny się przyjąć także w administracji publicznej. E-usługi powinny być tak skonstruowane i przygotowane żeby były łatwe, przyjazne i żeby obywatel mógł wykonać tą czynność na styku z państwem korzystając z każdego urządzenia mobilnego wykonując te trzy ruchy palcem.
Światową walutą stały się dane, a wartość tej waluty wciąż rośnie. Czy będziecie tworzyć narzędzia oparte o Big Data i sztuczną inteligencję, z których mogłyby korzystać polskie instytucje? Mam na myśli budowę serwerowni, kreowanie chmur obliczeniowych, narzędzia do analizy danych. A może lepiej współpracować w tym zakresie z prywatnym sektorem, z Big- Tech?
Wszyscy wiemy jak rośnie wartość danych i z całą pewnością administracja publiczna powinna korzystać z danych, które zbiera i wykorzystywać je tak, aby upraszczać administrację. Jeżeli zatem już raz obywatel dane przekazał to korzystajmy z nich tak, żeby nie musiał za każdym razem, co roku czy co wizytę, podawać ich od nowa, w dodatku wypełniając druki na papierze.
Czy instytucja publiczna jest w stanie wykreować dzięki danym nowe produkty? Rynek prywatny dzięki danym właśnie tworzy następne produkty na sprzedaż i tak monetyzuje swoją działalność. Urząd nie potrzebuje na tym zarabiać, ale być może dzięki temu jest w stanie zaoferować nowe rozwiązania?
Każdy obywatel przez cały cykl życia, w zależności od wieku będzie potrzebował od państwa różnych e-usług dostarczanych mu z różną intensywnością. Tutaj można pokusić się o algorytmy bazujące na danych, które usługą będą wychodzić naprzeciw potrzebom obywatela.
Bardzo intrygujący i dający wiele możliwości korzystania z danych i dostarczania usług jest sektor e-zdrowia. Polski system – inaczej niż wiele krajów – na razie nie sięga jeszcze masowo po cyfrowe rozwiązania służące np. diagnozowaniu chorób czy monitorowaniu stanu zdrowia. W mojej opinii żeby te usługi zaczęły być dostępne potrzebne jest udrożnienie współpracy z sektorem prywatnym, z med-tech, czyli spółka mi technologicznymi. Zgodzi się pan ze mną?
Tak, ale to wymaga bardzo uważnych rozwiązań. W kwestiach zdrowia mówimy o bardzo wrażliwych danych. Trzeba zadbać, by dane obywatela nie dostały się w niepowołane ręce i żeby były wykorzystane tylko przez podmioty, które są do tego uprawnione.
Minister właściwy do spraw cyfryzacji jakiś czas temu uruchomił także projekt otwartych danych – administracja dzieli się z sektorem prywatnym pewną pulą danych, oczywiście jeżeli one nie są objęte jakimiś restrykcjami, jak np. tajemnica bankowa czy skarbowa. Dlaczego wiec nie dać do nich dostępu w sposób usystematyzowany, automatyczny, także firmom z sektora zdrowia?
Zakładam, że mówi pan o danych zbiorczych, zanimizowanych. Ja mam na myśli pracę na danych konkretnych osób przez dopuszczenie do współpracy medtechów, tak jak banki dopuściły na rynek finansowy fintechy. To tylko kwestia czasu. Stąd moje pytanie, kto powinien nadzorować te dane? Instytucja publiczna, jak np. COI czy firmy prywatne świadczące konkretna usługę?
Jeśli chodzi o administrację publiczną, to każda instytucja, która jest właścicielem zbieranych danych, między innymi Centralny Ośrodek Informatyki, powinna nadzorować procesy przetwarzania i udostępniania danych w oparciu o spójne i centralne standardy bezpieczeństwa teleinformatycznego. Ważne, aby w całej administracji publicznej usystematyzować procesy zbierania, przetwarzania i sposobu serwowania bazujących na danych usług elektronicznych dla obywateli.
Mamy w planach (w KPO) realizację dużej inicjatywy, która roboczo nazywana jest Krajowym Centrum Przetwarzania Danych. W ramach projektu zbudowane mają zostać dedykowane ośrodki przetwarzania danych, których moc obliczeniowa będzie udostępniana poszczególnym jednostkom administracji w celu realizacji m.in. ich usług elektronicznych w sposób bezpieczny, wydajny i pozwalający na odpowiednią skalowalność. Dzisiaj jednostki te muszą we własnym zakresie organizować takie zaplecze, które nie zawsze gwarantuje adekwatne bezpieczeństwo danych.
Czy produkowanie danych to efekt uboczny nowych technologii czy przeciwnie – produkowanie danych napędza rozwój nowych technologii?
Odpowiedź może być twierdząca zarówno w jednej jak i drugiej kategorii. Są usługi których efektem jest produkowanie nowych danych zalewających internet i wszystkie serwery. A są też usługi, bazujące na danych, które były od zawsze tylko nikt ich nie wykorzystywał. W administracji publicznej to widać wyraźnie – mamy rejestry publiczne: PESEL, CEPiK czy rejestr ewidencji podatkowej. Dane były od zawsze, ale dopiero niedawno zaczęliśmy je wykorzystywać, by dostarczać e-usługi.
Jak nie dopuścić do tego, żeby hasło „cyfryzacja” nie stało się kolejnym sloganem po „innowacyjności”? Na wzmocnienie innowacyjności wydano w Polsce wiele miliardów euro – bez większych efektów. Jak nie powtórzyć tego scenariusza? Wzmocnić nadzór nad projektami, wydatkami czy może przeciwnie – dać rynkowi jak najwięcej swobody w decydowaniu, co chcą zmienić?
Bezwzględnie należy utrzymywać zachęty, które będą nakłaniać przedsiębiorstwa do inwestycji w kierunku cyfryzacji i digitalizacji, wdrażania nowych technologii. Dzisiaj funkcjonują takie ulgi – IP Box czy ulgi podatkowe, które pozwalają na odliczanie wydatków na wdrażanie nowych technologii i powinny pozostać jak najdłużej.
Jeżeli chodzi o perspektywy administracji państwowej to koordynacja działań jest kluczem do sukcesu. Musimy sprawnie weryfikować, gdzie są i jakie są potrzeby obywateli, jak dostarczyć takie usługi, żeby obywatele z nich korzystali, żeby były przyjazne i, jak już mówiłem, nie wymagały od użytkownika więcej niż trzech kliknięć.
Co najbardziej może się panu przydać w sektorze publicznym z wcześniejszych doświadczeń z rynku prywatnego jeśli chodzi o cyfryzację i usługi informatyczne?
Warto kopiować najlepsze praktyki dotyczące realizacji projektów, m.in. odpowiednie przygotowywanie zakresu prac, adekwatne planowanie i zarządzanie projektami w trakcie realizacji, tak aby gwarantować szybkie terminy wdrożenia oraz dobrą jakość produktów końcowych.
W administracji państwowej znajdziemy przykłady projektów z zakresu cyfryzacji, które miały budżety liczone w setkach milionów złotych, rozpisane na lata, a które potem i tak nie przynosiły spodziewanych efektów – produkty okazywały się przestarzałe, spóźnione, albo już niepotrzebne. Jeszcze dobrze ich nie uruchomiono, a już trzeba było je zmieniać, przebudować bądź uruchamiać nowy projekt, który by je dostosował do zmienionych warunków otaczającego świata.
Dlatego uważam, że nie należy realizować projektów, które nie dostarczą efektów w horyzoncie 2 lat od uruchomienia. A dwa lata to i tak długo. Powinniśmy celować w pierwsze rezultaty w przeciągu roku od uruchomienia projektu.
Czy możemy sobie pozwolić na testowanie, na projekty, które skończą się porażką? Taka piaskownica dla rozwiązań w administracji publicznej jaką mają fintechy na przykład?
Na takie eksperymentowanie, jak to robią np. startupy? Administracja publiczna jest na tyle specyficzna, że chybiona inwestycja może być określona jako działanie na szkodę Skarbu Państwa. Prawo zamówień publicznych, dyscyplina finansów publicznych, dość mocno wiążą ręce, żeby można było pójść w kierunku właśnie takich inwestycji.
Na pewno są korzyści z posiadania takiej piaskownicy i takich mechanizmów w sektorze prywatnym. Administracja publiczna ma inną specyfikę – my nie jesteśmy po to, żeby kreować jakieś egzotyczne produkty bazujące na nowych, niesprawdzonych technologiach. My jesteśmy od tego, żeby obsługiwać naszego obywatela w sposób efektywny i bezpieczny.
Nie przekreślałbym jednak definitywnie tej perspektywy. Należałoby przemyśleć w jakim modelu i w jaki sposób można zmienić prawo, aby w sektorze publicznym także pojawiła się przestrzeń do prototypowania, próbkowania i pomysłów technologicznych, które z jednej strony mogą okazać się chybione, ale z drugiej – być może przyniosą wymierne korzyści dla państwa czy obywateli.