Agencje marketingowe mierzą się z problemem opóźnionych płatności od klientów. Zatory płatnicze mogą oznaczać 30, 45, a nawet 60 dni oczekiwania na pieniądze za wykonaną usługę. Przy rosnących kosztach pracy i niskim wzroście stawek nawet wygrany przetarg i dobrze zrealizowany projekt mogą pogorszyć płynność finansową firmy.
Problem nie zaczyna się dopiero przy wystawionej fakturze. Agencje marketingowe często inwestują czas i pracę zespołu już na etapie przetargu, bez gwarancji wynagrodzenia. Jeśli wygrają, muszą sfinansować realizację projektu, opłacić ludzi, podwykonawców, narzędzia i inne koszty operacyjne.
Dopiero później pojawia się przychód. A jeśli klient nie płaci w terminie, agencja zaczyna finansować jego działalność z własnych środków. Właśnie tak powstaje zator płatniczy, czyli sytuacja, w której firma czeka na należne pieniądze, ale sama musi już regulować swoje zobowiązania.
Faktury czekają, a koszty biegną dalej
W branży marketingowej opóźnienia w płatnościach nie są jednorazowym problemem. Część klientów spóźnia się z zapłatą o nawet o 60 dni. Dla agencji oznacza to przejście z jednego ryzyka w drugie: najpierw pracują nad przetargiem bez pewności wygranej, a później realizują projekt bez pewności szybkiej zapłaty.
Najmocniej odczuwają to mniejsze firmy. Mają mniejsze rezerwy finansowe, więc kilka opóźnionych faktur może szybko zaburzyć ich codzienne działanie. Problem dotyczy nie tylko właścicieli, lecz także pracowników, freelancerów i podwykonawców.
– W przypadku mniejszych agencji opóźnienie w płatnościach może zachwiać stabilnością firmy. Wystarczy, że dwóch czy trzech klientów nie zapłaci w terminie, a już agencja może to odczuć i mieć problemy z płynnością. Musimy przecież nie tylko utrzymać zespół, ale też zapłacić podwykonawcom, za biuro, za licencje – mówi Waldemar Leszczyński, partner zarządzający w Human Signs.
Płynność finansowa to zdolność firmy do regulowania bieżących zobowiązań. Chodzi więc o to, czy przedsiębiorstwo ma pieniądze na pensje, czynsz, podatki, faktury od dostawców i inne koszty, które trzeba opłacić w konkretnym terminie.
Polecamy również: Jak wybrać agencję SEO i uniknąć błędów, które blokują widoczność strony?
Po podpisaniu umowy agencja zwykle od razu uruchamia zespół do obsługi klienta. Często korzysta też z pracy freelancerów, organizuje sesje zdjęciowe, wynajmuje studia produkcyjne albo kupuje przestrzeń reklamową. Część tych wydatków trzeba pokryć z góry lub w krótkim terminie.
Podwykonawcy, domy mediowe czy działy promocji w mediach nie zawsze mogą czekać na przelew przez dwa miesiące. Jeśli agencja sama zacznie opóźniać płatności, ryzykuje pogorszenie relacji biznesowych. W skrajnych przypadkach może nawet stracić możliwość dalszej współpracy z ważnymi partnerami.
Tymczasem dla freelancerów terminowa zapłata bywa jednym z najważniejszych warunków przyjęcia zlecenia. Jeśli agencja nie płaci na czas, trudniej jej później pozyskać dobrych wykonawców. Zator płatniczy zaczyna więc wpływać nie tylko na księgowość, ale też na jakość i tempo realizacji kolejnych projektów.
Więcej zleceń może pogorszyć sytuację
Agencje marketingowe mają szczególnie trudny problem – cykl konwersji gotówki. To czas między poniesieniem kosztów a otrzymaniem pieniędzy od klienta. Jeśli firma płaci za pracę i produkcję na początku projektu, a przychód dostaje dopiero po jego zakończeniu, luka finansowa szybko rośnie.
Paradoks polega na tym, że większa liczba zleceń nie zawsze poprawia sytuację agencji. Może ją nawet pogorszyć, jeśli rośnie kwota zamrożona w nieopłaconych fakturach. Wtedy firma ma więcej pracy i większe obroty, ale mniej dostępnej gotówki.
– W agencjach marketingowych koszty pojawiają się na początku projektu, a przychody dopiero na końcu i to często z opóźnieniem. Dochodzi więc do kuriozalnej sytuacji: im agencja jest bardziej aktywna, pozyskuje więcej zleceń, tym większa jest dziura między wydatkami a wpływami. Wzrost obrotów, zamiast poprawiać sytuację finansową, pogarsza ją – komentuje Tomasz Grzesik, kierownik ds. relacji z klientami w Bibby Financial Services.
Agencja może kredytować klienta przez miesiąc, dwa, a czasem nawet przez kwartał. Robi to bez klasycznej umowy kredytowej i często bez rzeczywistej możliwości naliczania odsetek. Zatem dla firm z ograniczonym zapasem gotówki to bardzo ryzykowny układ.
Koszty rosną szybciej niż stawki za usługi marketingowe
Sytuację agencji pogarsza także rosnąca luka między kosztami pracy a przychodami. Według „Badania Płac i Stawek Godzinowych 2025” Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR wynagrodzenia w branży wzrosły przez ostatnią dekadę o ponad 33 proc. W tym samym czasie inflacja wzrosła o 55 proc.
Stawki za usługi marketingowe zwiększyły się jednak tylko o 16,8 proc. Oznacza to, że koszty działalności rosły znacznie szybciej niż ceny usług oferowanych klientom. W efekcie agencje mają mniej przestrzeni finansowej, aby pokrywać skutki opóźnionych płatności.
To szczególnie istotne przy długich terminach płatności narzucanych przez dużych klientów. Agencja może mieć pełny kalendarz projektów i rosnące przychody na papierze, ale jednocześnie brakować jej gotówki na bieżące wydatki.
Błędne koło zaniżania stawek
Brak pieniędzy na koncie ogranicza możliwość inwestowania w rozwój. Agencje marketingowe potrzebują środków na narzędzia, ludzi, szkolenia i nowe kompetencje. Bez tego trudniej im zdobywać klientów i konkurować jakością.
Zatory płatnicze mogą też zwiększać presję na zaniżanie stawek. Firma, która potrzebuje gotówki, może przyjmować projekty na mniej korzystnych warunkach tylko po to, by utrzymać przychody. Problem w tym, że nowy klient również nie gwarantuje terminowej zapłaty.
– Firmy wpadają w błędne koło. Zależy im na dobrych relacjach z klientami i nie chcą naciskać tych, którzy nie płacą w terminie, więc zabiegają o kolejne zlecenia. Tylko, że nowi klienci też nie gwarantują płatności na czas. Czy agencje mają zatem zrezygnować z nowego biznesu? Oczywiście, że nie. Są na to inne sposoby – mówi Tomasz Grzesik z Bibby Financial Services.
W takim układzie samo zdobywanie kolejnych kontraktów nie rozwiązuje problemu. Jeśli firma nie kontroluje przepływu gotówki, wzrost może okazać się obciążeniem, a nie źródłem stabilności.
Faktoring sposobem na szybszy dostęp do gotówki
Jednym z rozwiązań jest faktoring. To usługa finansowa, w której firma może szybciej otrzymać pieniądze z wystawionej faktury, zamiast czekać na płatność od klienta do końca terminu. Faktoring przyspiesza dostęp do środków, które i tak należą się agencji za wykonaną pracę.
Jak wskazuje ekspert Bibby Financial Services, faktoring nie obciąża zdolności kredytowej tak jak klasyczny kredyt. Decyzja o przyznaniu finansowania opiera się przede wszystkim na wiarygodności płatniczej kontrahenta, czyli firmy, która ma zapłacić fakturę.
To istotne zwłaszcza wtedy, gdy klientami agencji są duże korporacje. Takie firmy często narzucają długie terminy płatności, a mniejsze agencje nie zawsze mają siłę negocjacyjną, aby je skrócić.
– Dostrzegamy rosnące zainteresowanie faktoringiem wśród agencji marketingowych. Zwiększa się świadomość, że faktoring jest rozwiązaniem systemowym, pomagającym usprawniać przepływ gotówki, a nie tylko doraźnym rozwiązaniem, kiedy kryzys już nastąpi. Klientami agencji marketingowych bardzo często są korporacje, które wymuszają długie terminy płatności. Z kolei agencje nie mają takiej siły negocjacyjnej, aby skrócić te terminy. Korzystając z faktoringu mogą pozbyć się tego problemu – komentuje Tomasz Grzesik.