Regulacje związane z pandemią obok pomocy niosą też zagrożenia – bywa, że bardziej sprzyjają dłużnikom, niż wierzycielom. Jak nie zostać mimowolnym „sponsorem” procesu ratowania gospodarki? Jak sprawdzać kontrahentów, jak się zabezpieczyć na wypadek problemów z dłużnikiem i jak skutecznie windykować swoje pieniądze – odpowiedzieć na wszystkie te pytania podejmują się eksperci firmy Euler Hermes.
Obecny światowy kryzys, wywołany ograniczeniami wynikającymi z pandemii koronawirusa ma podobny popytowo – finansowy charakter na całym świecie. Dlatego o tym, jak zostanie zrealizowany i opłacony nasz kontrakt należy myśleć jeszcze przed sprzedażą towaru, a nawet przed zawarciem umowy z danym kontrahentem.
Poradnik, jak przygotować się do współpracy, a w razie konieczności także do odzyskiwania należności i wierzytelności, przygotował Euler Hermes. To vademecum przedsiębiorcy, w którym szczegółowo poruszono trzy niezbędne elementy odzyskiwania należnych firmie środków:
- zbieranie informacji o kontrahencie – jego zweryfikowanie, zwłaszcza, gdy jest to nowy partner biznesowy jest kluczowe dla przyszłych działań;
- zabezpieczenie należności na wypadek przyszłej windykacji – jakie działania może samodzielnie podjąć przedsiębiorca;
- działania windykacyjne, jeśli do nich dojdzie – z naciskiem na działania polubowne, których niezmiernie istotnym elementem są właściwie poprowadzone negocjacje.
– Nawet największe firmy walczą nie o ratowanie obrotów, ale o przetrwanie, często ratując się kosztem swoich dostawców. Zwłaszcza teraz, gdy kończą się programy pomocowe, różnorodne tarcze pomagające przetrwać lockdown, ale niekoniecznie wyposażyć firmy w kapitał na czas „po”. Pomysł na pozyskanie tego kapitału jest zazwyczaj jeden – dostawcy. To oni mają dostarczyć towar czy usługę, obracając którymi klient spróbuje zarobić na spłatę zobowiązań, często nawet nie bieżących, ale jeszcze zaległych – mówi Tomasz Starus, członek zarządu Euler Hermes odpowiedzialny za ocenę ryzyka i windykację.
Państwo wpompowało w rynek ogromne pieniądze. Do firm trafiło w sumie w ramach działań pomocowych ponad 130 mld zł. To jednak nie rozwiązuje problemu należności i długów w tym kryzysie, mówi Krzysztof Piotrowski, wicedyrektor windykacji w Euler Hermes [wywiad z nim opublikujemy w nadchodzących dniach]. W jego opinii już jesienią nadejdzie fala wielkich problemów finansowych u polskich przedsiębiorców.
– Kiedy transfery z pomocy publicznej się skończą wiele firm mimo tej pomocy zbankrutuje, wiele będzie zmuszonych do podjęcia trudnych procesów restrukturyzacyjnych i bardzo trudnego odzyskiwania należności od partnerów handlowych – mówi Krzysztof Piotrowski.
Dodaje też, że kryzysy zawsze kreują dodatkowo wielu oszustów – pojawiają się firmy-krzaki nastawione na to, by szybko i drogo wykorzystać producenta czy dostawcę, i zniknąć. W czasach kilkudziesięcioprocentowych spadków w obrotach firm, gdy każde zlecenie jest ważne, przedsiębiorcy, zwłaszcza mniejsi, zawierają kontrakty z nowymi partnerami bez należytego zweryfikowania ich wiarygodności i możliwości finansowania zamówienia. Przykład? Podszywanie się pod sieci handlowe, o czym więcej wywiadzie poniżej.
Informacja nową dźwignią handlu
Wcześniejsze zebranie informacji o partnerze biznesowym pozwoli nie tylko go uwiarygodnić, ale też sprawniej odzyskać pieniądze, jeśli zacznie on zalegać ze spłatą długu. Dlaczego? Ponieważ szybkie dotarcie do niego zwiększa szanse przedsiębiorcy na odzyskanie pełnej kwoty należności. Gdy się natomiast okażę, iż adres mailowy, który dotąd był jedynym kontaktem z kontrahentem właśnie przestał działać ścieżka dotarcia do niego będzie znacznie bardziej żmudna i długotrwała.
Z vademecum dla przedsiębiorcy dowiemy się również, iż umowę między stronami zawsze należy zawrzeć w formie pisemnej, a także dlaczego warto korzystać z e-faktur.
Negocjuj, to i z tobą będą negocjować
Co jednak, gdy terminy zapłaty zostały przekroczone? Negocjacje zawsze w cenie – to element procesu, który naprawdę warto docenić. Nie każda firma to oszust – większość przedsiębiorców ma dziś ten sam problem ze spadkiem sprzedaży więc zamiast od razu podcinać gałąź, na której samemu się siedzi rozpoczynając procedurę prawną, warto ponegocjować.
Naturalnie, okres spłaty zadłużenia wydłuży się, jednak wypracowując kompromis możemy zyskać. Trzeba jednak zawsze mieć plan – odpowiednią strategię:
- ustalmy plan spłaty,
- dokonajmy zabezpieczenia należności, dzięki czemu w przypadku braku dalszych płatności będziemy mogli szybciej i sprawniej domagać się spłaty z wykorzystaniem środków prawnych.
Jeśli się da – ustalmy możliwie jak najbardziej akceptowalne warunki dla wszystkich stron.
– W pierwszym etapie windykacji warto się skupiać się na tym żeby nie stracić kontrahenta – mówi Krzysztof Piotrowski. – Przecież to co teraz się u niego dzieje może być tylko przejściowym problemem.
Windykacja w procesie biznesowym na początku powinna być miękka. Eksperci Euler Hermes radzą, by w pierwszej kolejności wyjaśnić ewentualne problemy techniczne – być może po prostu faktura nie dotarła. Dlatego też warto ustawić proces monitorowania faktur – pozwala on na wczesne wykrycie ryzyka.
Głuchy telefon? Działaj!
Jednak brak odzewu to sygnał do natychmiastowych działań windykacyjnych. W momencie stwierdzenia całkowitego fiaska działań polubownych, należy zebrać pełną dokumentację odnośnie naszych roszczeń i przejść do działań prawnych. Dyrektor Piotrowski podkreśla, że jeśli nie zadziała się dostatecznie szybko mogą nas po prostu uprzedzić inni wierzyciele.
Dla wielu polskich firm ważne źródło przychodów stanowił dotąd eksport. Lockdown innych gospodarek wstrzymał dostawy, produkcję i regulowanie płatności. Warto wiedzieć, jak ważne w odzyskiwaniu należności za granicą są lokalne uwarunkowania kulturowe i prawne. W niektórych krajach można przypominać dłużnikom o nieopłaconej fakturze, w innych jest to ściśle sformalizowane i wyjście poza schemat traktowane jest jako nękanie.
Gdy zaś dojdzie do postępowania sądowego trzeba się liczyć z odmiennymi od polskich rozwiązaniami, np. w Niemczech, czyli najważniejszym rynku dla polskich eksporterów (w 2019 r. do Niemiec trafiły z Polski towary o wartości 65,1 mld euro), proces upadłościowy przebiega z reguły tak szybko, że można go po prostu przegapić. Co ważne, proces upadłościowy nastawiony na likwidację w pierwszym rzędzie zaspokaja wierzycieli zabezpieczonych w różny sposób, np. na majątku dłużnika, nie pozostawiając nic dla pozostałych.
Z uwagi na różnice prawne i językowe podczas odzyskiwania należności eksportowych napotkamy na szereg trudności, a wierzyciel zapewne nie będzie chciał ułatwić na zadania. Eksperci Euler Hermes radzą więc, aby m.in. ustalić jeden język komunikacji i potwierdzać wszystkie ustalenia pisemnie.
W poradniku Euler Hermes dowiemy się jak prowadzić windykację w krajach będących głównymi partnerami handlowymi firm z Polski: Niemczech, Czechach, Wielkiej Brytanii, Rosji, Francji, Włoszech i Chinach.
Gdy okazuje się, że dłużnik wcale nie jest zainteresowany tym żeby pomóc sobie i swojemu klientowi w naprawieniu relacji biznesowych, rozpoczyna się gra na czas, by odzyskać jak najwięcej pieniędzy.
– Na pewno dużo łatwiej jest prowadzić działania windykacyjne dużym firmom takim jak Euler Hermes niż samym wierzycielom, którzy właściwie mogą liczyć tylko na dobrą wolę kontrahenta – a tej, niestety, często brak. Mieliśmy wiele takich przypadków, nasz klient sam prowadził negocjacje z dłużnikiem miesiąc, dwa, trzy. Bezskutecznie. Gdy sprawa trafiała do nas, po jednym czy dwóch spotkaniach z dłużnikiem dług był spłacany – dodaje ekspert Euler Hermes.
>>> Poradnik Euler Hermes, jak się przygotować do odzyskiwania należności w czasach kryzysu można pobrać bezpłatnie TU: vademecum przedsiębiorcy
>>> Cały wywiad z Krzysztofem Piotrowskim dostępny tutaj
Euler Hermes jest partnerem publikacji