Wyciek danych w firmie nie zawsze jest efektem ataku hakerskiego. Jego źródłem może być były pracownik, który wykorzystuje dostęp do informacji po odejściu z organizacji. Ryzyko dotyczy m.in. baz klientów, dokumentacji projektowej czy danych operacyjnych. Skutki takich działań mogą być poważne zarówno dla bezpieczeństwa danych, jak i dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Dane mogą zostać wyniesione w kilka minut
Jednym z najczęstszych scenariuszy jest skopiowanie bazy klientów przed odejściem z firmy. Pracownicy działów sprzedaży lub obsługi klienta mają dostęp do informacji takich jak dane klientów, historia kontaktów czy warunki handlowe. Wystarczy kilka minut, aby wyeksportować takie informacje z systemu CRM i zapisać je na prywatnym nośniku lub przesłać na prywatną skrzynkę e‑mail.
Podobne ryzyko dotyczy wynoszenia firmowego know‑how. Mogą to być dokumenty projektowe, oferty, procedury operacyjne czy materiały tworzone wewnętrznie przez wiele lat. W niektórych przypadkach pracownicy traktują je jako własną pracę i zabierają ze sobą do nowego miejsca zatrudnienia.
Jeszcze poważniejszym zagrożeniem jest celowe usuwanie danych przed odejściem z firmy. Pracownik może skasować pliki, e‑maile lub całe katalogi, aby utrudnić dalszą pracę zespołu lub zatrzeć ślady wcześniejszych działań. W wielu przypadkach przedsiębiorstwo dowiaduje się o takim incydencie dopiero po pewnym czasie.
Informatyka śledcza pomaga ustalić przebieg zdarzeń
W sytuacji podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych firmy mogą korzystać z narzędzi informatyki śledczej. Specjalistyczna analiza pozwala odtworzyć przebieg zdarzeń, ustalić przyczyny incydentu oraz odzyskać część utraconych informacji.
– Przeprowadzenie dokładnej analizy incydentu umożliwia identyfikację luk w zabezpieczeniach i wdrożenie rozwiązań zapobiegawczych przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka podobnych zdarzeń w przyszłości. W efekcie organizacja nie tylko odzyskuje dostęp do kluczowych zasobów informacyjnych, ale także wzmacnia swoje bezpieczeństwo – mówi Karolina Dziok, Computer Forensics Specialist z Mediarecovery.
Firma może sprawdzić działania pracownika
Przedsiębiorcy często obawiają się, że sprawdzanie działań pracownika może naruszać prawo lub prywatność. Tymczasem organizacja ma prawo chronić swoje zasoby, o ile działa w granicach przepisów. Po odejściu pracownika firma może zabezpieczyć służbowy sprzęt, zablokować dostęp do systemów czy przejąć kontrolę nad firmową skrzynką e‑mail. To standardowe działania związane z ochroną ciągłości biznesu.
– W większości przypadków można ustalić, czy dane kopiowano, przesyłano lub usuwano. W ramach informatyki śledczej możemy określić, jakie działania były wykonywane na plikach lub folderach – możemy sprawdzić, czy plik był otwierany, kopiowany, przesyłany, modyfikowany lub usuwany. Analiza umożliwia również ustalić czas operacji, a także osoby, które je wykonywały. Takie możliwości pozwalają nie tylko odtworzyć przebieg zdarzeń, ale także ocenić potencjalne ryzyko wycieku danych lub naruszenia procedur wewnętrznych – wyjaśnia Karolina Dziok.
Najważniejsze są pierwsze dni po incydencie
Eksperci podkreślają, że kluczowe znaczenie ma szybka reakcja organizacji. W pierwszych dniach po odejściu pracownika możliwe jest sprawdzenie historii operacji wykonywanych na plikach, identyfikacja podłączanych nośników zewnętrznych czy odzyskanie części usuniętych danych.
Z upływem czasu wiele cyfrowych śladów może jednak zniknąć. Systemy są aktualizowane, urządzenia trafiają do ponownego użycia, a informacje mogą zostać nadpisane lub bezpowrotnie utracone.
– Dlatego w informatyce śledczej kluczowa jest reakcja. Im szybciej podjęte zostaną działania, tym większa szansa na odzyskanie danych, odtworzenie przebiegu zdarzeń i zabezpieczenie istotnych danych w sprawie – tłumaczy Karolina Dziok.
Procedury mogą ograniczyć ryzyko
Równie ważne co reagowanie na incydenty jest ich zapobieganie. Firmy powinny przygotować procedury dotyczące przekazywania obowiązków w momencie odejścia pracownika, przeglądu dostępu do systemów oraz zasad korzystania ze sprzętu służbowego.
– Świadomość, że firma potrafi profesjonalnie zabezpieczać dane i analizować incydenty, działa także prewencyjnie. W wielu przypadkach sama obecność procedur i kontroli ogranicza ryzyko nadużyć – podkreśla Karolina Dziok.