Tylko 14,5 proc. pracowników uważa, że ich firma dobrze planuje i organizuje zastępstwa podczas urlopów – wynika z badania SW Research przeprowadzonego na zlecenie Devire. Gdy część zespołu wypoczywa, obowiązki często spadają na jedną przeciążoną osobę albo czekają na powrót nieobecnego pracownika. Skutkiem są opóźnienia, większy stres i spadek jakości pracy.
Sezon urlopowy trwa zwykle od maja do sierpnia. Przez cztery miesiące firmy działają w niepełnych składach, a codzienne procedury przechodzą poważny test. W niemal co trzeciej organizacji, dokładnie w 28,5 proc. badanych przypadków, część zadań nie trafia do żadnego zastępcy. Praca czeka, aż osoba odpowiedzialna za nią wróci z urlopu.
Niemal co piąty respondent deklaruje, że wszystkie obowiązki nieobecnego pracownika przejmuje jedna osoba. Z kolei 16,9 proc. ocenia system zastępstw jako chaotyczny i ustalany na bieżąco. Co dziewiąty badany nie wie nawet, jak jego firma rozwiązuje ten problem.
Więcej zadań, mniej czasu
Braki kadrowe najmocniej odczuwają osoby, które zostają w pracy. Aż 22,1 proc. respondentów ma w okresie urlopowym znacznie więcej obowiązków niż zwykle. Kolejne 17,4 proc. przejmuje zadania współpracowników, co zwiększa ich poziom stresu.
Jak to się przekłada na dobrostan pracowników, którzy nadal pracują? 14,5 proc. deklaruje większą presję czasu, a 13,9 proc. obserwuje, że realizacja projektów i zleceń zaczyna trwać dłużej. Co ważne, natłok obowiązków nieobecnych współpracowników może się odbijać na jakości pracy tych, którzy nie wyjechali na urlop. Takie odczucia ma co dziewiąty pracownik.
Według Devire około 65 proc. zatrudnionych doświadcza latem przynajmniej jednej formy przeciążenia lub dezorganizacji. Dobrze przygotowany system zastępstw w wielu przedsiębiorstwach istnieje więc głównie na papierze.
A problem nie zawsze sprowadza się do braku osoby, która formalnie przejmie zadania. Zastępca często dostaje listę obowiązków bez odpowiedniego wdrożenia, dostępu do dokumentów albo wiedzy potrzebnej do prowadzenia spraw.
Firma działa, dopóki „Marek wie, jak to zrobić”
– Sezon urlopowy diagnozuje boleśnie, czy procesy w firmie naprawdę istnieją. Jest duża różnica pomiędzy firmą, w której „Marek wie, jak to zrobić”, a firmą, w której procesy są dokładnie opisane, a przez to możliwe do przekazania i przejęcia – mówi Adrian Siwak, kierownik ds. outsourcingu usług biznesowych w firmie Devire.
Ekspert tłumaczy, że sprawny system powinien pozwolić zastępcy wejść w nową rolę bez ciągłego kontaktowania się z osobą, która wypoczywa. Jeżeli pracownik podczas urlopu odbiera telefony i odpowiada na wiadomości dotyczące bieżących zadań, firma nie przygotowała się na jego nieobecność.
Letnie zastępstwa podczas urlopów odsłaniają też nadmierne uzależnienie przedsiębiorstwa od wiedzy pojedynczych osób. Gdy procedury nie są opisane, nieobecność pracownika może zatrzymać decyzje, płatności, kontakt z klientem albo kolejne etapy projektu.
Firmy rzadko szukają wsparcia z zewnątrz
Zastępstwa podczas urlopów mogą też przejąć pracownicy tymczasowi lub specjaliści kontraktowi. Tyle że w Polsce jest to raczej rzadko spotykane rozwiązanie – po takich pracowników sięga 13,4 proc. firm objętych badaniem. Pozostałe organizacje próbują rozdzielić zadania pomiędzy obecny zespół albo odkładają ich wykonanie.
Jednym z dostępnych rozwiązań jest body leasing. W tym modelu zewnętrzny specjalista czasowo dołącza do zespołu firmy, która wyznacza mu zadania, ustala priorytety i nadzoruje pracę. Takie wsparcie stosuje się między innymi przy projektach informatycznych i inżynieryjnych, a rozliczenie zwykle obejmuje liczbę przepracowanych godzin.
Inaczej działa outsourcing. W tym modelu przedsiębiorstwo przekazuje zewnętrznemu dostawcy cały proces lub projekt, a wraz z nim odpowiedzialność za organizację pracy i końcowy rezultat. Dostawca sam zarządza swoimi pracownikami i odpowiada za wykonanie zlecenia na ustalonych warunkach.
W body leasingu odpowiedzialność za wynik nadal spoczywa na firmie korzystającej ze specjalisty. Przy outsourcingu przejmuje ją zewnętrzny partner. Wybór zależy więc od tego, czy przedsiębiorstwo chce samodzielnie kierować pracą dodatkowych osób, czy przekazać komuś cały obszar zadań.
Badanie SW Research przeprowadzono w maju 2026 r. na zlecenie Devire. Objęło reprezentatywną grupę 200 mieszkańców Polski w wieku od 18 do 65 lat. Respondenci odpowiadali na pytania za pośrednictwem ankiety internetowej.