Ponad połowa polskich firm uważa, że outsourcing opłaca się dziś bardziej niż pięć lat temu. Na potrzeby raportu „Outsourcing 2026” przebadano 1119 przedsiębiorstw i aż 53,2 proc. z nich dostrzega większą atrakcyjność tego modelu. Firmy najchętniej przekazałyby zewnętrznym dostawcom naliczanie wynagrodzeń, rekrutację i administrację kadrową, ale do części procesów podchodzą znacznie ostrożniej.
Badanie pokazuje przy tym różnicę między tym, co przedsiębiorstwa chciałyby outsourcować, a tym, co już najczęściej zlecają innym firmom. Dziś listę faktycznie przekazywanych na zewnątrz usług otwierają sprzątanie, ochrona i catering. Korzysta z takiego rozwiązania 76,7 proc. badanych przedsiębiorstw.
Co firmy chciałyby oddać specjalistom?
Gdy przedsiębiorcy odpowiadają, jakie zadania najchętniej powierzyliby zewnętrznemu dostawcy, na pierwszym miejscu pojawia się naliczanie wynagrodzeń. Taką możliwość wybiera 60,9 proc. badanych. Niewiele mniej wskazań zdobywają rekrutacja – 57,8 proc. – oraz administracja kadrowa z wynikiem 57,7 proc.
Kolejne miejsca zajmują obsługa administracyjna i back-office, czyli zaplecze zajmujące się m.in. dokumentacją i procesami wewnętrznymi – 55,9 proc. – oraz księgowość, którą na zewnątrz najchętniej oddałoby 55,1 proc. przedsiębiorstw.
Inaczej wygląda lista procesów, które firmy już dziś faktycznie zlecają zewnętrznym podmiotom. Po sprzątaniu, ochronie i cateringu plasuje się IT z wynikiem 58,4 proc. Dalej znalazły się obsługa prawna i compliance, czyli dbanie o zgodność działalności przedsiębiorstwa z przepisami i regulacjami – 55,9 proc. – oraz logistyka z wynikiem 50,7 proc.
Nieco mniej popularny jest outsourcing marketingu oraz łączonego obszaru księgowości, kadr i płac – w tym przypadku robi to mniej więcej 4 na 10 firm. Natomiast 36,9 proc. podmiotów zleca na zewnątrz rekrutację. Obsługa klienta jest funkcją, która najrzadziej jest przekazywana zewnętrznym dostawcom; robi to mniej niż co czwarty przedsiębiorca.
Outsourcing to nie body leasing
Zlecenie części działalności zewnętrznej firmie może przyjmować różne formy. Adrian Siwak, Head of Business Services Outsourcing w Devire, rozróżnia przede wszystkim klasyczny outsourcing oraz body leasing.
– W outsourcingu firma szuka partnera, któremu może powierzyć cały proces np. obsługę księgową, payroll, helpdesk, utrzymanie infrastruktury IT czy określony projekt technologiczny. Dostawca sam organizuje wtedy pracę, dobiera zasoby i odpowiada za uzgodniony zakres oraz jakość usługi, a klient rozlicza przede wszystkim efekt, a nie czas pracy poszczególnych specjalistów – tłumaczy Siwak.
Body leasing działa inaczej. Przedsiębiorstwo pozyskuje z zewnątrz specjalistów o potrzebnych kompetencjach, ale nadal samo kieruje ich pracą. Przy outsourcingu część odpowiedzialności operacyjnej przejmuje natomiast dostawca, a klient kupuje określoną usługę lub rezultat.
Koszty pracy napędzają outsourcing
Dlaczego firmy tak chętnie wybierają outsourcing? Najczęściej wymieniany czynnik to rosnące koszty pracy i składek ZUS. Ten powód wybrało 52,5 proc. przedsiębiorstw. Na drugim miejscu znalazł się dostęp do specjalistycznych kompetencji, których firma nie ma we własnym zespole – 40,1 proc.
Dla części przedsiębiorstw ważna jest możliwość skoncentrowania się na własnej, podstawowej działalności. To powód do zatrudnienia zewnętrznego dostawcy dla 37,6 proc. ankietowanych. Co trzeci respondent jest zdania, że outsourcing zapewnia niższy koszt przy zachowaniu tej samej jakości. Problemem jest też brak specjalistów na rynku pracy, co przekonało 3 na 10 firm do zlecenia części procesów innej firmie. 28 proc. firm docenia możliwość elastycznego zwiększania lub zmniejszania zasobów.
Same oszczędności nie dominują jednak w odpowiedziach przedsiębiorców. Czysto kosztową motywację wskazało zaledwie 5,8 proc. badanych.
– Dziś outsourcing nie jest już wyłącznie narzędziem do cięcia budżetu i to ważna zmiana, do której rynek musiał dojrzeć – mówi Siwak. Jak wyjaśnia, firmy szukają także dostępu do kompetencji, większej elastyczności i efektywności oraz możliwości przesunięcia własnych zasobów do innych zadań.
Tego firmy nie chcą oddawać
Granica otwartości na outsourcing pojawia się tam, gdzie przedsiębiorstwo widzi ryzyko dla swojej pozycji rynkowej. Aż 48,3 proc. badanych nie chciałoby oddać zewnętrznemu dostawcy procesów stanowiących własny wyróżnik konkurencyjny. 4 na 10 firm nie zdecydowałoby się na outsourcing zadań związanych z dostępem do danych klientów oraz funkcji krytycznych dla ciągłości działalności firmy.
– Najlepiej outsourcują się procesy mierzalne, w których obie strony od początku ustalają cele, zasady działania i efekty współpracy. Tam, gdzie w grę wchodzi przewaga konkurencyjna, dane klientów czy ciągłość działania, firmy słusznie zachowują większą ostrożność, ale to nie znaczy, że tych obszarów nie da się oddać na zewnątrz. Potrzeba do tego sprawdzonego, zaufanego dostawcy i jasno określonych zasad współpracy – tłumaczy Adrian Siwak.
Raport „Outsourcing 2026. Kiedy warto oddać proces na zewnątrz – i jak zrobić to dobrze” przygotowała Business Growth Review. Badanie przeprowadził ośrodek BGR Quantic metodą ankiety internetowej na głównej próbie 1119 przedsiębiorstw.