Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieniło techniczny sposób wystawiania i raportowania faktur w walucie obcej. Sama możliwość rozliczania transakcji w euro czy dolarach nie zniknęła. Zmieniły się jednak zasady dotyczące dat, prezentacji kursów oraz obowiązkowych pól w strukturze e-faktury. Dla firm prowadzących sprzedaż zagraniczną oznacza to jedno: muszą przyłożyć większą wagę do szczegółów.
Eksperci podkreślają, że w praktyce łatwiej dziś o błąd formalny, który może wymagać korekty dokumentu.
Waluta obca w KSeF – co się zmieniło?
W KSeF można wystawiać faktury w walucie obcej zarówno w transakcjach krajowych, jak i zagranicznych. Ważne są jednak dwa warunki. Dokument musi być poprawnie uzupełniony w polach dotyczących waluty i w polach wykorzystywanych do obliczeń podatkowych. Drugim istotnym elementem jest data wystawienia.
– Po pierwsze, dokument musi być poprawnie uzupełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz – jeśli jest to konieczne – w polach wykorzystywanych do obliczeń podatkowych, w szczególności podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych. Po drugie, duże znaczenie zyskuje data wystawienia dokumentu. Ona wiąże się zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania obowiązku podatkowego – wyjaśnia Katarzyna Krzemińska, kierownik Biura Rachunkowego w IFIRMA.
Z praktycznego punktu widzenia sposób realizacji transakcji się nie zmienia. Rosną jednak wymagania dotyczące kompletności danych i ich zgodności ze strukturą logiczną e-faktury.
– Same faktury co do zasady się nie zmieniają – nadal można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT musi być wykazany w złotówkach. Nowość polega na tym, że to, co było wcześniej „opisowe” lub opcjonalne, teraz staje się obowiązkowym elementem danych w strukturze e-faktury – dodaje Katarzyna Krzemińska.
W systemie obowiązkowe jest pole „KodWaluty”, które należy wypełnić trzyliterowym kodem zgodnym z normą ISO 4217, np. PLN, EUR czy USD. Co istotne, obowiązkowe stały się również pola dotyczące kursu waluty – „KursWaluty” lub „KursWalutyZ” w przypadku faktur zaliczkowych. Wcześniej taka informacja nie była obowiązkowa.
Data wystawienia staje się kluczowa
Szczególnego znaczenia nabiera pole P_1, czyli data wystawienia faktury. W KSeF moment uznania dokumentu za wystawiony zależy od sposobu jego przesłania do systemu.
W trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF – pod warunkiem że data wskazana w P_1 jest zgodna z datą wysyłki. Jeśli jednak data w P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania dokumentu, faktura traktowana jest jako wystawiona w trybie offline. W takim przypadku powinna zostać przesłana do systemu co do zasady najpóźniej następnego dnia roboczego. Błędne określenie daty może mieć wpływ nie tylko na formalną poprawność dokumentu, ale także na moment powstania obowiązku podatkowego.
– To rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uporządkowanie procesu. Firma musi zadbać o to, czy wystawia dokument od razu w KSeF, czy wystawia go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline24 ważne jest, aby faktura była przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – komentuje Katarzyna Krzemińska.
Bez zmian w przeliczaniu VAT
Zasady przeliczania VAT w przypadku faktur walutowych co do zasady zostają takie same jak przed wdrożeniem KSeF. Jeżeli fakturę wystawiono w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. Gdy dokument wystawiono wcześniej, właściwy będzie kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia. Alternatywnie możliwe jest zastosowanie kursu Europejskiego Banku Centralnego. W takim przypadku waluta inna niż euro powinno się przeliczyć przeliczona względem euro.
Przedsiębiorca może również wybrać wspólny kurs dla VAT i podatku dochodowego. Decyzja ta wiąże jednak na co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od początku miesiąca, w którym wybrano daną metodę.
W strukturze KSeF funkcjonują także pola „KursUmowny” i „WalutaUmowna”. Mają one charakter informacyjny i nie wpływają na rozliczenie VAT. Stosuje się je m.in. przy fakturach w PLN lub dokumentach dwuwalutowych, gdy strony umówiły się na określony sposób przeliczenia ceny.
Więcej formalizmu, większa odpowiedzialność
Wdrożenie KSeF nie zmieniło zasad opodatkowania transakcji walutowych, ale wpłynęło na sposób raportowania danych. To, co wcześniej mogło być opisem na fakturze, dziś musi znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich polach struktury logicznej.
Dla firm oznacza to konieczność dokładniejszej weryfikacji dokumentów przed ich wysłaniem do systemu. Przy rosnącej liczbie transakcji zagranicznych nawet drobne nieścisłości w kursie, dacie czy kodzie waluty mogą skutkować koniecznością korekty.