Mimo że przeciętna mała firma wystawia nie więcej niż 20 faktur miesięcznie, to i tak istnieje ryzyko, że przedsiębiorca traci cenny czas na proste, rutynowe czynności, które można zautomatyzować za pomocą kompleksowego programu do faktur. Co więcej, wystarczy drobna pomyłka na fakturze, aby wywołać czasochłonny proces związany ze skorygowaniem dokumentu. Nierzadko trzeba zaangażować w tę sprawę biuro rachunkowe. Jak wybrać program do wystawiania faktur dla małej firmy, aby zaoszczędzić czas i ograniczyć błędy w dokumentacji?
Czy bezbłędne wystawianie faktur jest możliwe?
Chociaż program do faktur nie wyeliminuje absolutnie wszystkich błędów, które mogą powstać podczas rozliczania kontrahentów, to zmniejszy ryzyko popełniania pomyłek w informacjach na fakturach sprzedażowych. W tym celu oprogramowanie powinno:
- samoczynnie uzupełniać dane kontrahentów, pobierając je z ogólnodostępnych baz danych,
- weryfikować, czy numer rachunku bankowego jest wpisany na tzw. białą listę podatników VAT (o ile kontrahent powinien być na niej obecny),
- umożliwiać przedsiębiorcy wybór sprzedawanych produktów i usług z listy, aby nie trzeba było ich wpisywać od początku,
- pozwalać na automatyczne wystawianie faktur cyklicznych dla stałych klientów,
- wysyłać faktury e-mailem (zgodnie z szablonem zaprojektowanym przez użytkownika) oraz powiadamiać SMS-em kontrahentów o wystawieniu faktury.
Jakie dodatkowe funkcje powinien mieć program do faktur dla małej firmy?
Jeżeli mała firma korzysta ze zwolnienia z podatku VAT lub zwolnienia z kasy fiskalnej, program do faktur może monitorować, czy użytkownik przekroczył ustawowe limity. Co więcej, oprogramowanie może odgrywać rolę kalendarza, który przypomina o ważnych rozliczeniach z urzędem skarbowym i ZUS-em oraz terminach płatności dla poszczególnych kontrahentów. Przedsiębiorcy zmagający się z długim oczekiwaniem na przelewy od klientów doceniają m.in. możliwość umieszczenia przycisku na fakturze, który przekierowuje odbiorcę do bezpiecznej bramki płatniczej. Dzięki temu rozwiązaniu kontrahent może opłacić fakturę w kilkanaście sekund, wykonując przelew błyskawiczny – bez konieczności logowania się do bankowości elektronicznej i przepisywania danych.
Kompleksowe oprogramowanie do faktur ułatwia również komunikację z biurem rachunkowym, które może otrzymać dostęp do dokumentacji zgromadzonej w wirtualnym segregatorze. Co ważne, program może gromadzić także inne dokumenty niż faktury, np. umowy, aneksy, pełnomocnictwa czy korespondencję urzędową. Trzeba też podkreślić, że nie ma konieczności ręcznego kompletowania faktur kosztowych dla księgowej, co często wiąże się z czasochłonnym przeszukiwaniem skrzynki e-mailowej. Nowoczesne programy do fakturowania umożliwiają stworzenie adresu e-mail do odbioru faktur od dostawców. Dokumenty wysłane na specjalną skrzynkę są automatycznie importowane do programu.
Na co zwrócić uwagę, wybierając program do faktur dla rozwijającej się firmy?
Mikro- i mali przedsiębiorcy, którzy zamierzają skalować organizację, powinni zwrócić uwagę, czy oprogramowanie do wystawiania faktur jest dostosowane do planowanych zmian. W tym celu warto zweryfikować, czy program umożliwia:
- spersonalizowanie szablonów faktur tak, aby wpisywały się w branding marki,
- zarejestrowanie nielimitowanej liczby użytkowników,
- integrację z aplikacją magazynową oraz marketplace’ami w przypadku sprzedaży towarów online,
- wystawianie faktur w różnych językach, w tym dla kontrahentów z Unii Europejskiej oraz spoza Europy,
- automatyczne pobieranie kursu walut z NBP.
Pamiętaj również, że program do faktur powinien być zintegrowany z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur), który zacznie obowiązywać już w 2026 roku.
