Podpisanie umowy w zamówieniu publicznym to moment, w którym emocje związane ze składaniem oferty opadają, a zaczyna się właściwa część odpowiedzialności wykonawcy. Choć wiele firm traktuje podpisanie umowy jako formalność – szczególnie wtedy, gdy projekt umowy był częścią dokumentacji przetargowej – to właśnie w tym miejscu rodzi się najwięcej problemów, sporów, a czasem strat finansowych. Umowa w zamówieniu publicznym jest dokumentem, który nie tylko wyznacza zakres obowiązków, ale także określa całą przyszłą relację między wykonawcą a zamawiającym: zasady rozliczeń, odpowiedzialność, kary, terminy i możliwości zmian. Dlatego analiza umowy przed podpisaniem powinna być standardem, a nie wyjątkiem.
Dlaczego analiza umowy jest tak istotna?
Choć projekt umowy jest publikowany już na etapie SWZ, wielu wykonawców przegląda go pobieżnie, zakładając, że zamawiający nie przewidział nic, co mogłoby być niestandardowe. To błędne założenie – większość realnych problemów, z którymi firmy mierzą się w trakcie realizacji zamówienia, wynika właśnie z treści podpisanej umowy. Zwykle nie chodzi o jeden spektakularny zapis, lecz o splot kilku elementów: niekorzystnych kar, nieprecyzyjnych terminów, szeroko zakreślonej odpowiedzialności, braku realnych możliwości zmiany wynagrodzenia czy braku elastyczności w reagowaniu na zdarzenia niezależne od wykonawcy. Podpisując umowę, wykonawca bierze na siebie konkretne ryzyko – a to ryzyko można ograniczyć tylko wtedy, gdy treść kontraktu jest przeanalizowana świadomie.
Na co warto zwrócić uwagę?
Kary umowne – najczęstszy obszar konfliktów
To właśnie kary umowne stanowią element, który najczęściej doprowadza firmy do strat lub sporów z zamawiającym. Są obecne niemal w każdym kontrakcie i zazwyczaj przewidziane w wysokiej, często nieproporcjonalnej wysokości. Problem zaczyna się wtedy, gdy kara dotyczy zdarzeń, które nie wynikają wyłącznie z winy wykonawcy. Przykładowo: kara za opóźnienie może być naliczona nawet wtedy, gdy przyczyną opóźnień jest utrudnienie ze strony zamawiającego lub czynnik zewnętrzny, którego nie sposób przewidzieć. Innym problemem są kary konstruowane w sposób nieprecyzyjny, tak szeroki, że zamawiający może je interpretować dowolnie.
Zanim wykonawca podpisze umowę, powinien zastanowić się, czy przewidziane kary mają racjonalny charakter, czy ich wysokość jest realna do udźwignięcia oraz czy istnieje limit ich łącznej wysokości. Brak takiego limitu powoduje, że teoretycznie zamawiający może nałożyć kwoty przekraczające wynagrodzenie za cały kontrakt.
Zakres odpowiedzialności – gdzie kończy się wina wykonawcy?
W praktyce zamówień publicznych często spotyka się zapisy, które przenoszą na wykonawcę odpowiedzialność za zdarzenia, nad którymi nie ma żadnej kontroli. Dotyczy to zarówno dokumentacji przekazanej przez zamawiającego, jak i działań podmiotów zewnętrznych. Problemem jest także odpowiedzialność „absolutna”, w której wykonawca odpowiada za każde opóźnienie, wadę lub zdarzenie utrudniające realizację, nawet jeśli rzeczywista przyczyna leży po stronie zamawiającego lub organów administracyjnych. Zanim wykonawca zdecyduje się na podpisanie umowy, powinien rozumieć, co dokładnie deklaruje, przyjmując na siebie takie zobowiązania, oraz czy przepisy prawa pozwalają mu na realne zabezpieczenie swoich interesów.
Terminy realizacji – największe praktyczne ryzyko
Terminy w umowie potrafią być równie problematyczne jak kary umowne. Zbyt krótki termin wykonania, brak możliwości jego wydłużenia w sytuacjach uzasadnionych lub niesprawiedliwe procedury odbiorowe mogą sprawić, że wykonanie kontraktu stanie się logistycznie nierealne. Często pojawia się problem, gdy zamawiający nie zakłada obowiązku odbiorów częściowych, choć charakter prac tego wymaga. Brak odbioru uniemożliwia kontynuowanie kolejnych etapów, a jednocześnie czas realizacji nie zostaje zawieszony – co prowadzi do opóźnień i kar, choć wykonawca działa w pełni zgodnie z harmonogramem. Dlatego świadomość realnego czasu potrzebnego na wykonanie czynności oraz wpływu zamawiającego na odbiory jest kluczowa.
Wynagrodzenie i waloryzacja – czy umowa chroni wykonawcę?
Jednym z najważniejszych tematów w ostatnich latach jest waloryzacja wynagrodzenia. Z uwagi na zmienność cen materiałów, robocizny i stóp procentowych, wynagrodzenie ustalone na dzień podpisania umowy po roku lub dwóch może już nie odpowiadać realiom rynkowym. Jeśli umowa nie przewiduje żadnych mechanizmów waloryzacyjnych albo przewiduje je w sposób bardzo ograniczony, wykonawca może zostać zmuszony do realizacji kontraktu ze stratą. Analiza umowy powinna obejmować nie tylko to, czy waloryzacja istnieje, ale także sposób jej obliczania i zakres sytuacji, w których można ją stosować.
Podobnie wygląda kwestia dodatkowych prac. W kontraktach ryczałtowych zamawiający często uznaje, że wszystko, co jest „niezbędne do wykonania”, jest objęte wynagrodzeniem – choć nie zawsze wynika to z dokumentacji. Jeżeli w umowie nie ma jasnych zapisów o procedurze rozliczania robót dodatkowych, wykonawca ryzykuje konieczność poniesienia ich kosztu z własnej kieszeni.
Zmiany umowy – elastyczność czy jej brak?
Choć przepisy pozwalają na zmiany umowy w określonych sytuacjach, nie każda umowa wykorzystuje te możliwości. Często pojawiają się zapisy, które w praktyce blokują możliwość modyfikacji nawet wtedy, gdy zmiana jest uzasadniona ekonomicznie lub technicznie. Problematyczne są również sytuacje, w których zmiany mogą być wprowadzane wyłącznie z inicjatywy zamawiającego, a wykonawca nie ma prawa domagać się korekt, choć znajdują podstawę w PZP. Brak odpowiednich klauzul elastyczności naraża wykonawcę na konieczność wykonywania prac w warunkach całkowicie odmiennych od tych, które przewidziano na początku.
Podsumowanie
Podpisując umowę w zamówieniu publicznym, wykonawca musi mieć świadomość, że od tego momentu każde odstępstwo od jej treści może skutkować karami, roszczeniami lub utrudnieniami w rozliczeniach. Dlatego najważniejsze jest zrozumienie konsekwencji zapisów dotyczących kar, terminów, odpowiedzialności, waloryzacji i możliwości zmian. Nawet niewielka nieścisłość w umowie może w trakcie realizacji stać się źródłem poważnych strat.
Jeżeli stoisz przed podpisaniem umowy w zamówieniu publicznym i chcesz mieć pewność, że jej zapisy nie narażą Twojej firmy na zbędne ryzyka, szczególnie gdy kontrakt będzie realizowany na terenie Mazowsza, warto skonsultować dokument z prawnikiem, który zna lokalną praktykę zamawiających i realia regionalnych inwestycji. Wpisz w wyszukiwarkę „radca prawny Legionowo”, aby znaleźć specjalistę, który przejrzy projekt umowy, wskaże newralgiczne zapisy i pomoże zabezpieczyć Twoje interesy jeszcze przed złożeniem podpisu.
