Tylko 81,4 proc. pracowników w Polsce deklaruje, że zawsze otrzymuje wynagrodzenie na czas – wynika z badania SD Worx. Jednocześnie nawet co czwarta wypłata może zawierać błędy, co skłania firmy do inwestycji w automatyzację i outsourcing procesów kadrowo-płacowych. Nieterminowe lub nieprawidłowe wynagrodzenia generują koszty, obniżają zaufanie pracowników i zwiększają ryzyko problemów podatkowych.
Terminowe wypłaty wciąż nie są standardem
Zgodnie z Kodeksem pracy wynagrodzenie powinno być wypłacone najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca. Przepis ma zapewniać stabilność finansową pracowników.
W rzeczywistości nie zawsze jest przestrzegany. Z badania „2026 HR & Payroll Pulse” przeprowadzonego przez SD Worx, wynika, że 6,4 proc. pracowników w Polsce nie zgadza się ze stwierdzeniem, że zawsze otrzymuje pensję zgodnie z harmonogramem. To wynik gorszy niż średnia europejska.
Problemy częściej dotyczą mniejszych firm. W sektorze MŚP aż 8,1 proc. pracowników wskazuje na opóźnienia, podczas gdy w największych przedsiębiorstwach odsetek ten spada do 3,8 proc.
Na tle Europy Polska zajmuje jedno z wyższych miejsc pod względem skali problemu. Wyprzedzają nas jedynie Hiszpania, Francja i Serbia.
Błędy w wynagrodzeniach to koszt dla firm
Problemem są nie tylko opóźnienia, ale także błędy, jeśli chodzi o naliczanie pensji. Z różnych badań wynika, że mogą one dotyczyć nawet do 25 proc. pasków płacowych w skali roku. Najczęściej wynikają z ręcznego wprowadzania danych oraz braku integracji między systemami używanymi w firmach. To tzw. błąd ludzki, który pojawia się m.in. przy rozliczaniu nadgodzin, dodatków czy zmian podatkowych.
Konsekwencje mogą być kosztowne. Niewłaściwie naliczone wynagrodzenie oznacza konieczność późniejszych korekt – często w formie dodatkowych przelewów dla pracowników lub dopłat podatku.
Dlatego firmy coraz częściej sięgają po technologie, które mają ograniczyć liczbę błędów i usprawnić procesy płacowe. Z badania ADP wynika, że połowa organizacji zautomatyzowała już kluczowe obszary, takie jak przepływ danych, wprowadzanie danych czy raportowanie.
Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji są wykorzystywane m.in. do wykrywania błędów (35 proc.), wprowadzania danych (35 proc.) oraz zarządzania zgodnością z przepisami (33 proc.). Jednocześnie 35 proc. firm wskazuje brak automatyzacji jako główną przyczynę pomyłek na liście płac.
Integracja systemów skraca procesy
Sama automatyzacja pojedynczych zadań nie wystarcza. Ważna jest integracja systemów płacowych z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie – m.in. ERP, HRM czy systemami ewidencji czasu pracy. Dzięki temu dane o nadgodzinach, zwolnieniach czy premiach trafiają do systemu płacowego w czasie rzeczywistym. Pozwala to skrócić proces zamknięcia miesiąca z kilku dni do kilku godzin.
– To właśnie synergia danych i integracja, dzięki którym poszczególne systemy używane w firmie widzą się nawzajem, przekształca dział kadr z jednostki administracyjnej w taką o znaczeniu strategicznym – mówi Marcin Mika, dyrektor operacyjny w ADP Polska.
Mimo to integracja listy płac z innymi narzędziami nie jest jeszcze standardem. Według danych ADP wdrożyła ją dotąd około co czwarta organizacja.
Firmy coraz częściej korzystają z outsourcingu
W odpowiedzi na rosnącą złożoność procesów płacowych przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z zewnętrznego wsparcia. Obecnie 29,6 proc. firm w Polsce nadal prowadzi obsługę płac w pełni wewnętrznie, jednak w ciągu trzech lat odsetek ten ma spaść do 21,4 proc.
Najpopularniejszym modelem staje się połączenie oprogramowania z częściowym wsparciem ekspertów. Korzysta z niego już 37,6 proc. pracodawców. Pełny outsourcing wciąż jest rzadki, ale jego znaczenie rośnie. Obecnie deklaruje go 3,3 proc. firm, a w perspektywie kilku lat udział ten ma się ponad dwukrotnie zwiększyć.
Wypłata na czas to kwestia zaufania
– Wynagrodzenie na czas to fundament zaufania w relacji pracodawca-pracownik – komentuje Katarzyna Stachniuk, BPO Expert w SD Worx Poland.
Rosnące znaczenie automatyzacji i outsourcingu nie wynika wyłącznie z chęci obniżenia kosztów. To także odpowiedź na rosnące oczekiwania pracowników oraz konieczność dostosowania się do coraz bardziej złożonych przepisów. W najbliższych latach to właśnie jakość procesów płacowych może stać się jednym z czynników decydujących o konkurencyjności firm na rynku pracy.
Przeczytaj także:
- Pokolenie alfa niebawem stanie na rynku pracy. Co to oznacza dla firm?
- Paliwo w Europie na wyczerpaniu? Czas zaczyna grać przeciw rynkowi
- IKZE czy wyższy drugi próg podatkowy? Podatnicy mogą zyskać nawet tysiące złotych
