KSeF zmienia coś więcej niż tylko sposób wysyłania faktur. W praktyce zmienia cały proces ich wystawiania w firmie. Wiele przedsiębiorstw odkrywa to dopiero w momencie pierwszej próby pracy z nowym systemem, gdy okazuje się, że dotychczasowe narzędzia przestają wystarczać. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców zaczyna szukać odpowiedzi na jedno pytanie: jak przygotować firmę na nowe faktury, żeby KSeF nie spowolnił sprzedaży i nie wprowadził chaosu w dokumentach. Właśnie temu przyglądamy się bliżej.
Jeden program do faktur i KSeF
Z perspektywy firm, które już przygotowują się do nowych zasad fakturowania, najważniejsze jest uproszczenie całego procesu. Najlepiej działa model, w którym przedsiębiorca korzysta z jednego programu do wystawiania dokumentów sprzedaży i komunikacji z KSeF. Wtedy faktura powstaje w programie, a cała techniczna komunikacja z systemem państwowym odbywa się automatycznie.
Właśnie tak działa między innymi www.afaktura.pl , czyli program do faktur przygotowany do obsługi KSeF. Z punktu widzenia przedsiębiorcy nic nie zmienia się w sposobie pracy. Wystawia dokument tak jak wcześniej, a system sam dba o jego zgodność ze strukturą e-faktury i wysyła go do systemu państwowego. Największą zaletą takiego rozwiązania jest to, że użytkownik nie musi zajmować się komunikacją z KSeF.
Co dzieje się, gdy system KSeF ma awarię
To jedno z najczęściej zadawanych dziś pytań przez przedsiębiorców. System KSeF, jak każda infrastruktura informatyczna, może mieć przerwy techniczne. W wielu firmach budzi to obawy, że w takiej sytuacji wystawianie faktur zostanie wstrzymane.
Dobrze zaprojektowane systemy fakturowe rozwiązują ten problem w prosty sposób. Dokument powstaje w programie normalnie, a wysyłka do KSeF odbywa się automatycznie w momencie, gdy system państwowy ponownie zacznie działać. W praktyce przedsiębiorca nawet nie musi się tym interesować. Tak działa właśnie afaktura.pl, dzięki czemu praca firmy nie jest uzależniona od chwilowych problemów infrastruktury państwowej.
Sprawdź fakturę zanim trafi do KSeF
Jedną z mniej oczywistych funkcji, które okazują się bardzo przydatne przy KSeF, jest możliwość opóźnienia wysyłki dokumentu. W praktyce pozwala to przedsiębiorcy wystawić faktury w ciągu dnia, a wysłać je do systemu dopiero po dokładnym sprawdzeniu danych. Ma to duże znaczenie, ponieważ po przyjęciu faktury przez KSeF korekta wymaga już wystawienia kolejnego dokumentu. Możliwość wysłania faktur pod koniec dnia daje więc dodatkowy moment.
Jak przechowywać faktury kosztowe za darmo
W kontekście KSeF szczególnie praktyczna okazuje się możliwość pobierania faktur kosztowych bez żadnych limitów. W afaktura.pl funkcja ta działa we wszystkich planach, również w darmowym. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca w bezpłatnej wersji programu wystawia do trzech dokumentów sprzedażowych miesięcznie, nadal może bez ograniczeń odbierać i archiwizować wszystkie faktury kosztowe.
Program automatycznie buduje na podstawie faktur statystyki oraz raporty, które pokazują nie tylko przychody, ale także strukturę kosztów firmy. Dzięki temu nie trzeba już analizować dokumentów w kilku miejscach ani ręcznie zestawiać danych w arkuszach. Wszystkie informacje są dostępne w jednym programie do faktur, co ułatwia sprawdzić szybko realną kondycję finansową firmy.
Monitoring finansów
Jednym z elementów, który przedsiębiorcy zaczynają coraz bardziej doceniać, jest monitoring płatności. Program pokazuje status faktur i pozwala szybko sprawdzić, które dokumenty zostały już opłacone. Dzięki temu przedsiębiorca ma bieżący podgląd sytuacji finansowej bez konieczności analizowania wielu różnych raportów. Jeżeli pojawiają się zaległości płatnicze, z poziomu systemu można również wysłać wezwanie do zapłaty.
Sprawdź program do faktur z KSeF za darmo
W praktyce wielu przedsiębiorców dochodzi dziś do podobnego wniosku. Największym wyzwaniem w KSeF nie jest samo wystawienie faktury, ale znalezienie systemu, który sprawi, że cała obsługa nowych e-faktur będzie działała płynnie i bez dodatkowej pracy po stronie firmy.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się po prostu sprawdzić, jak taki system działa w codziennej pracy. W przypadku afaktura.pl można zrobić to bardzo łatwo. Program oferuje 30 dni pełnego dostępu do wszystkich funkcji bez żadnych zobowiązań, dzięki czemu przedsiębiorca może spokojnie przetestować wystawianie dokumentów, raporty, monitoring płatności czy integrację z KSeF.
Jeżeli natomiast ktoś chce sprawdzić samą integrację z KSeF albo przygotować swój obecny system do pracy z e-fakturami, zawsze można skontaktować się z zespołem afaktura.pl. To jedna z rzeczy, które przedsiębiorcy doceniają najbardziej. Po drugiej stronie jest realna obsługa klienta, z którą można po prostu porozmawiać i szybko rozwiązać problem. Czasami właśnie taka rozmowa pozwala najszybciej zrozumieć, jak przygotować firmę na nowe faktury w Polsce.
