Nowoczesne biuro to miejsce, gdzie liczy się szybkość, wydajność i niezawodność. Ważną rolę w zapewnieniu sprawnej pracy odgrywają drukarki wielofunkcyjne, które pozwalają na kompleksową obsługę dokumentów. Jak jednak spośród wielu dostępnych modeli wybrać urządzenie najlepiej dopasowane do potrzeb zespołu? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy zakupie.
Określ potrzeby swojego biura
Zanim zdecydujemy się na profesjonalne urządzenie wielofunkcyjne do biura, warto przeanalizować, jakie funkcje będą najbardziej przydatne dla posiadanego zespołu. Czy drukujemy głównie dokumenty tekstowe, czy także materiały marketingowe w wysokiej jakości? Jak duże jest biuro i jak intensywnie wykorzystywane będzie urządzenie? Warto także uwzględnić przyszłe potrzeby firmy – jeśli planujemy rozwój, wybierzmy sprzęt, który pozwoli na skalowanie działań bez konieczności szybkiej wymiany.
Wydajność i szybkość druku
W sytuacji, gdy biuro generuje duże ilości dokumentów, bardzo ważne będzie urządzenie o wysokiej wydajności. Warto zwrócić uwagę na takie parametry jak liczba stron na minutę (PPM) oraz normatywny cykl pracy miesięcznej. Dla małych, kilkuosobowych przedsiębiorstw powinien wystarczyć sprzęt drukujący 20-30 stron na minutę. W przypadku dużych biur można rozważyć model o wydajności powyżej 50 PPM.
Jakość wydruków
A co, jeśli reprezentujemy firmę zajmującą się grafiką czy marketingiem? W tym przypadku jakość druku będzie niezwykle istotna. Warto zwrócić uwagę na rozdzielczość oraz technologię odwzorowania kolorów. W przypadku konieczności druku dużej liczby prezentacji, raportów lub materiałów promocyjnych, wybierzmy model oferujący rozdzielczość co najmniej 1200 dpi oraz zaawansowaną kalibrację kolorów.
Integracja z systemami biurowymi
Nowoczesne biura korzystają z rozwiązań chmurowych i cyfrowego obiegu dokumentów. Dobre urządzenie wielofunkcyjne do biura powinno oferować wsparcie dla popularnych platform, takich jak Google Drive, Microsoft OneDrive czy aplikacja eKONTAKT. Ta ostatnia to świetne rozwiązanie umożliwiające łatwe zarządzanie dokumentami i zgłaszanie serwisowych potrzeb do dostawcy wypożyczonego sprzętu – firmy Biuro Innowacje. Integracja z systemami zarządzania dokumentami (DMS) może znacznie usprawnić procesy pracy i zmniejszyć liczbę papierowych dokumentów.
Koszty eksploatacji
Oprócz ceny zakupu warto zwrócić uwagę na koszt materiałów eksploatacyjnych. Niektóre modele oferują technologie oszczędzania tuszu lub długotrwałe elementy eksploatacyjne. Przekłada się to na niższe wydatki. Koniecznie należy upewnić się, że urządzenie obsługuje druk dwustronny. To podstawa racjonalnej gospodarki zużycia papieru i obniżenia kosztów.
Bezpieczeństwo danych
Drukarki wielofunkcyjne często przetwarzają wrażliwe dane firmowe, dlatego warto wybrać model oferujący funkcje zabezpieczające. Chodzi tu przede wszystkim o szyfrowanie danych, autoryzację użytkowników oraz ochronę przed cyberatakami. Nowoczesne urządzenia oferują także możliwość drukowania poufnych dokumentów po wprowadzeniu kodu PIN na panelu sterowania.
Marka i serwis
Wybór sprawdzonego producenta to gwarancja niezawodności i dobrego wsparcia serwisowego. Urządzenie wielofunkcyjne Canon to przykład solidnego sprzętu, który łączy wysoką jakość druku z nowoczesnymi funkcjami zarządzania dokumentami. Sprawdź także, jakie opcje gwarancji i serwisu oferuje producent lub firma wynajmująca – szybka pomoc techniczna może uchronić firmę przed nieplanowanymi przestojami w pracy.
