Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyska szersze uprawnienia, aby kontrolować umowy cywilnoprawne, kontrakty B2B i pozorne form współpracy. Inspektorzy będą mogli badać, czy zlecenie, umowa o dzieło albo B2B nie są w rzeczywistości wykonywane jak etat. Firmy muszą sprawdzić umowy, zanim kontrola zamieni się w decyzję administracyjną, korekty rozliczeń i potencjalne kary.
Zmiana nie oznacza, że każda umowa cywilnoprawna automatycznie trafi pod ostrzał. Decydować ma nie sama nazwa dokumentu, lecz to, jak wygląda codzienna współpraca. To ważne szczególnie dla firm, które od lat opierają część zespołów na zleceniach, umowach o dzieło albo kontraktach B2B. Nowe przepisy dają przedsiębiorcom czas na uporządkowanie starszych umów.
Nazwa umowy nie wystarczy
Najważniejsze kryteria wynikają z art. 22 Kodeksu pracy. Przepis mówi, kiedy dana relacja ma cechy stosunku pracy, czyli klasycznego etatu. Chodzi m.in. o podporządkowanie pracownika, osobiste wykonywanie obowiązków, stałe miejsce i czas pracy oraz wynagrodzenie wypłacane regularnie, niezależnie od efektu konkretnego zlecenia.
W codziennym działaniu firmy problem może pojawić się wtedy, gdy umowa na papierze wygląda jak zlecenie albo współpraca B2B, ale organizacja pracy przypomina etat. Znaczenie mogą mieć harmonogramy, polecenia od przełożonego, zasady raportowania, służbowe narzędzia, obecność w siedzibie firmy i brak swobody w organizowaniu pracy.
– Sama nazwa umowy nie przesądza o charakterze współpracy. Jeżeli zleceniobiorca albo osoba współpracująca na B2B wykonuje obowiązki tak jak pracownik, PIP może zakwestionować przyjęty model – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Umowy cywilnoprawne mogą zostać podważone, jeśli ktoś wykonuje stałe, powtarzalne zadania w strukturze firmy i podlega takim samym zasadom jak pracownicy etatowi. Ryzyko rośnie także wtedy, gdy dana osoba nie może zastąpić się kimś innym, nie decyduje samodzielnie o sposobie wykonania pracy i otrzymuje wynagrodzenie w rytmie typowym dla pensji.
Inspektor sprawdzi nie tylko dokument
Po wejściu nowych przepisów inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Tak może się stać, jeśli ustali, że konkretne umowy cywilnoprawne są wykonywane na warunkach właściwych dla umowy o pracę.
Co ważne, kontrola nie ma ograniczać się do treści samej umowy. PIP będzie mogła patrzeć szerzej: na dokumenty, organizację zadań, komunikację z przełożonymi, grafik, zasady raportowania i faktyczną samodzielność osoby wykonującej obowiązki.
Procedura ma mieć kilka etapów. Najpierw inspektor będzie mógł wezwać przedsiębiorcę do usunięcia naruszeń. Dopiero jeśli firma nie dostosuje się do zaleceń, sprawa może skończyć się decyzją administracyjną. Stronom będzie przysługiwać odwołanie do sądu pracy.
To istotne rozróżnienie, bo nowe regulacje nie mają działać jak automatyczna zamiana wszystkich zleceń i kontraktów B2B w etaty. Mają uderzyć w te modele, w których formalna niezależność istnieje głównie na papierze.
Rok na bezpieczne porządki
Firmy, które zawarły wcześniej umowy spełniające cechy stosunku pracy, dostaną 12 miesięcy na ich uporządkowanie. Okres abolicyjny potrwa do 8 lipca 2027 r.
– Przedsiębiorcy, którzy przed wejściem w życie nowych regulacji zawarli umowy spełniające cechy stosunku pracy, mogą skorzystać z 12-miesięcznego okresu abolicyjnego, trwającego do 8 lipca 2027 r. Dobrowolne zawarcie umowy o pracę w tym czasie pozwala uniknąć odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika oraz grzywny, która w tym przypadku może wynosić od 2 000 zł do 60 000 zł – wyjaśnia Joanna Łuksza.
Abolicja oznacza w tym przypadku czas na dobrowolne naprawienie sytuacji bez sankcji za samo wcześniejsze naruszenie. Nie zwalnia jednak z potrzeby uporządkowania modelu współpracy. Jeżeli relacja ma cechy etatu, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być zawarcie umowy o pracę.
Dla przedsiębiorców to moment na audyt dokumentów i codziennych zasad działania. Sama zmiana zapisów w umowie może nie wystarczyć, jeśli organizacja pracy nadal będzie wyglądała jak zatrudnienie etatowe.
Konsekwencje mogą sięgnąć ZUS i podatków
Uznanie umowy cywilnoprawnej za stosunek pracy nie kończy się na zmianie nazwy dokumentu. Osoba wykonująca obowiązki powinna być wtedy traktowana jak pracownik, z prawami i obowiązkami wynikającymi z Kodeksu pracy. Zatem wtedy firma ma m.in. obowiązek rozliczania składek ZUS jak przy umowie o pracę, zapewnienia wynagrodzenia co najmniej na poziomie minimalnym, udzielania urlopu wypoczynkowego oraz stosowania przepisów o czasie pracy, przerwach i BHP.
Ekspertka IFIRMA.PL zwraca uwagę, że skutki mogą objąć także wcześniejsze rozliczenia. Jeśli PIP uzna, że umowa cywilnoprawna była w rzeczywistości stosunkiem pracy, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do korekt wobec ZUS i urzędu skarbowego. W grę wchodzą zaległe składki społeczne i zdrowotne, podatek dochodowy oraz inne obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika.
To właśnie dlatego ryzyko nie ogranicza się do jednego spornego kontraktu. W firmach, które przez lata stosowały podobny model współpracy wobec większej grupy osób, konsekwencje mogą być znacznie szersze.
Te umowy trzeba sprawdzić jako pierwsze
Największej uwagi wymagają umowy cywilnoprawne trwające od dłuższego czasu i dotyczące stałych, powtarzalnych zadań. Chodzi zwłaszcza o sytuacje, w których współpracownik wykonuje obowiązki wyłącznie dla jednego podmiotu, pracuje w siedzibie firmy, korzysta z jej narzędzi i podlega takim samym zasadom organizacyjnym jak etatowcy.
Przedsiębiorca powinien porównać treść umowy z tym, jak współpraca wygląda każdego dnia. Znaczenie ma to, czy wykonawca rzeczywiście działa samodzielnie, czy może decydować o czasie i sposobie pracy, czy ponosi odpowiedzialność za rezultat oraz czy dokumentacja potwierdza cywilnoprawny albo biznesowy charakter relacji.
Jeśli umowa opisuje niezależną współpracę, ale codzienność przypomina etat, ryzyko zakwestionowania rośnie. Dotyczy to zwłaszcza kontraktów B2B, które formalnie zakładają relację między dwoma przedsiębiorcami, lecz w praktyce bywają wykorzystywane jako zamiennik umowy o pracę.
Przez najbliższy rok firmy będą musiały uporządkować modele zatrudnienia. Zmiana uprawnień PIP może być szczególnie odczuwalna w branżach, które często korzystają z elastycznych form współpracy. Przedsiębiorcy dostają sygnał: o charakterze umowy zdecyduje nie nagłówek dokumentu, lecz to, co naprawdę dzieje się w firmie.
Przeczytaj również:
- 50 kont i zero próśb o dowód wieku. Zakaz social mediów dla dzieci ma lukę
- Finanse publiczne są pod presją. Wielkie inwestycje zderzają się z wysokim deficytem
- Zaległy mandat może zamknąć drogę do rat. Gapowicze trafiają do rejestru dłużników
- 5 mld zł dla samorządów na schrony. Bezpieczeństwa nie da się zbudować samym betonem
