Jeszcze nie dokończyliśmy cyfryzacji w firmach i urzędach, a już musimy się zmierzyć z negatywnymi skutkami kiepskiej realizacji tego procesu. Coraz poważniejszym problemem staje się zjawisko cyfrowego marnotrawstwa, tzw. digital waste.
Eksperci alarmują, że niewłaściwie przeprowadzana digitalizacja i cyfryzacja procesów zamiast wspierać pracowników i system prowadzi do marnowania zasobów i hamowania rozwoju organizacji. Problem rośnie wprost proporcjonalnie do rozwoju technologii i cyfrowych rozwiązań i dotyczy zarówno firm, jak i urzędów oraz wyższych uczelni.
Jak wyjaśnia dr hab. Justyna Maciąg, prof. UJ z Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego, źródłem cyfrowego marnotrawstwa (digital waste) jest przede wszystkim niewłaściwie realizowana digitalizacja i cyfryzacja procesów, która prowadzi do niewłaściwego, nieefektywnego przetwarzania, przechowywania i zarządzania danymi. Jest to określane również jako digital muda (muda z jap. marnotrawstwo) lub e-waste.
Prof. Maciąg wskazuje w swojej pracy „Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów biznesowych” na liczne przykłady cyfrowego marnotrawstwa na uczelniach.
– Marnotrawstwo cyfrowe zużywa zasoby uczelni nie tworząc wartości dla jej klientów, pracowników, interesariuszy, a przede wszystkim ogranicza możliwości jej rozwoju – podkreśla badaczka.
Wydrukuj mi ten e-mail
Najbardziej charakterystycznym przykładem, który powtarza się w bardzo wielu organizacjach, jest nieefektywny obieg dokumentów. Najczęściej chodzi tu o powielanie na papierze tego, co ma swoją wersję elektroniczną. Prof. Maciąg opisuje sytuację, w której pracownik składający wniosek o zgodę na pracę w innej uczelni musi przejść przez skomplikowany proces, łączący elementy cyfrowe i tradycyjne. Skutkuje to niepotrzebnym drukowaniem dokumentów, wielokrotnym składaniem podpisów i fizycznym przemieszczaniem się pracowników, by te podpisy składali osobiście.
Inny przypadek dotyczy zakupu aparatury i wyposażenia.
– Zakupiona aparatura, wyposażenie oraz infrastruktura są wprowadzane do sześciu systemów działających w uczelni oraz trzech systemów zewnętrznych. Systemy nie są ze sobą zintegrowane, co wywołuje konieczność ręcznego wprowadzania lub przepisywania danych – wyjaśnia prof. Maciąg.
Z problemem cyfrowego marnotrawstwa notorycznie borykają się lekarze na oddziałach szpitalnych, którzy tę samą dokumentację medyczną spisują najpierw odręcznie na papierze, a następnie dane wprowadzają do systemów komputerowych.
W korporacjach i firmach prywatnych również można zaobserwować podobne zjawiska. W jednej z międzynarodowych firm pracownicy tracili średnio 2,5 godziny tygodniowo na przeglądanie i sortowanie wiadomości e-mail. Firma zdecydowała się na wdrożenie nowego systemu zarządzania komunikacją, co pozwoliło zaoszczędzić około 1,5 mln dolarów rocznie.
Ja wiem lepiej, niż ten program
Pewna sieć handlowa zainwestowała w zaawansowany system zarządzania zapasami, ale ze względu na brak odpowiednich szkoleń i integracji z istniejącymi procesami, pracownicy często ignorowali zalecenia systemu i polegali na własnym doświadczeniu. W rezultacie firma nadal borykała się z problemami związanymi z nadmiernymi zapasami lub brakami towaru, mimo znaczących inwestycji w technologię.
W wielu firmach menedżerowie wymagają przesyłania dodatkowych raportów e-mailem, co prowadzi do dublowania pracy i marnowania czasu na przygotowywanie tych samych informacji w różnych formatach. Mimo znaczących inwestycji w technologię, firmy nadal borykają się z problemami komunikacyjnymi i opóźnieniami w realizacji projektów. Drogi system nie tylko nie przynosi oczekiwanych korzyści, ale w dodatku generuje dodatkowe koszty związane z utrzymaniem równoległych baz danych.
Te przykłady ilustrują, jak niewłaściwe wdrożenie lub wykorzystanie narzędzi cyfrowych może prowadzić do marnotrawstwa zasobów, czasu i potencjału pracowników, nawet w firmach prywatnych, które teoretycznie powinny być bardziej elastyczne i efektywne w adaptacji nowych technologii.
Keep it Simple
Prof. Maciąg zwraca uwagę, że na uczelniach źródłem cyfrowego marnotrawstwa w jest m.in. brak automatyzacji procesów, źle przypisane zakresy odpowiedzialności i kompetencji, brak oceny skutków wdrażanych zmian oraz podejmowanych decyzji, niepotrzebna standaryzacja procesów, brak powiązania pomiędzy procesami, przepisy prawa oraz ich zmienność.
Ekspertka podkreśla, że walka z cyfrowym marnotrawstwem powinna odbywać się na kilku płaszczyznach. Na poziomie strategicznym zaleca m.in. szkolenie, dokładną identyfikację i analizę procesów w uczelni, ocenę korzyści oraz kosztów digitalizacji i cyfryzacji. Na poziomie operacyjnym prof. Maciąg zwraca uwagę na znaczenie organizacji środowiska pracy i budowania świadomości pracowników.
– Proste rozwiązania, takie jak protokół mailowy, standardy komunikacji mailowej czy ograniczenie korzystania z mediów społecznościowych, mogą istotnie przyczynić się do ograniczenia śladu węglowego – twierdzi badaczka.
Prof. Maciąg zwraca również uwagę na koncepcję Green IT, która może pomóc w ograniczaniu cyfrowego marnotrawstwa. Obejmuje ona m.in. przenoszenie danych do chmur, korzystanie z zielonych źródeł energii, ograniczanie oraz racjonalizację zakupów i usług, wyłączanie urządzeń zamiast pozostawianie ich w stanie czuwania, redukcję ilości danych czy ograniczenie korzystania z Internetu i mediów społecznościowych.
(oprac. KatMok)
Polecamy także:
- Polska jednym z liderów cyfryzacji w usługach. W innych kategoriach mamy wiele do poprawy
- Wpływ AI na rozwój gospodarki. To etap wielkich zmian czy wciąż tylko testowanie nowych rozwiązań? [DEBATA 300GOSPODARKI]
- Pracodawcy rzadko korzystają z narzędzi AI. Pod tym względem Polska wypada słabo na tle UE
- Skokowy wzrost liczby cyberataków na polskie instytucje. Ministerstwo Cyfryzacji szykuje odpowiedź
- Polskie dziewczęta są na bakier z umiejętnościami cyfrowymi. Znajdujemy się w ogonie państw UE
