Obowiązkowy Krajowy System e‑Faktur (KSeF) coraz bliżej, a poziom przygotowania firm wciąż jest niski. Z szacunków ekspertów wynika, że z tematem KSeF realnie zapoznało się dotąd ok. 15 proc. przedsiębiorców. W wielu firmach wdrożenie nowego systemu wywołuje większy niepokój niż reformy Polskiego Ładu. Konsekwencje mogą dotknąć nie tylko biznes, ale też rynek usług księgowych.
KSeF bliżej, a przedsiębiorcy wciąż niegotowi
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy od 1 lutego, a pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia. Choć zmiany były już raz odkładane, zdaniem środowiska gospodarczego wciąż brakuje realnego przygotowania do ich wdrożenia – zarówno po stronie firm, jak i biur rachunkowych.
– Przedsiębiorcy absolutnie nie są przygotowani do wdrażania KSeF. Co więcej, zauważam, że w wielu firmach wywołuje on większy popłoch niż reformy związane z Polskim Ładem. Zdarzają się sytuacje, że księgowe odsyłają przedsiębiorców, odchodzą z końcem roku na emeryturę lub zmieniają zawód, bo stwierdzają, że nie są w stanie podołać nowym przepisom – mówi Beata Kuśmierek, księgowa, doradca gospodarczy i trenerka Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości.
Apel o przesunięcie terminów
Postulaty przesunięcia obowiązkowego wdrożenia KSeF wracają coraz częściej. Przedstawiciele organizacji zrzeszających przedsiębiorców wskazują, że problemem nie są same rozwiązania cyfrowe, lecz tempo i sposób ich wprowadzania. Braki w edukacji przedsiębiorców i księgowych też stanowią ogromną barierę.
– Ciągłość działania wielu firm może być narażona na problemy. Rozważenie dodatkowych szkoleń lub przesunięcie terminu wdrażania KSeF na jesień 2026 lub styczeń 2027 wydaje się najbardziej racjonalne – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.
Jak dodaje, biura rachunkowe są dziś przeciążone rozliczeniami rocznymi, a równolegle muszą przygotowywać się do obsługi nowego systemu. W podobnej sytuacji znajdują się same księgowe, które – jak dodaje ekspertka – pracują w trybie niemal gorączkowym.
Odpowiedzialność przerzucona na księgowych
Jednym z najczęściej podnoszonych problemów jest narracja wokół KSeF, która – zdaniem ekspertów – w praktyce przerzuca odpowiedzialność za wdrożenie systemu na biura rachunkowe.
– Środowisko biur rachunkowych poczuło się dotknięte przerzucaniem odpowiedzialności za wdrożenie KSeF na księgowych. Odpowiedzialność za wdrożenie i prawidłowe funkcjonowanie spoczywa bowiem na podatnikach, a przekaz informacyjny powinien jasno wskazać role i obowiązki podmiotów. Księgowość jest ostatnim ogniwem tego łańcucha i oczekiwanie od księgowych przejęcia pełnej odpowiedzialności za działanie systemu jest nieporozumieniem – mówi Agnieszka Zamaro‑Wiśniewska, dyrektorka operacyjna Zamaro Tax&Accounting i ekspertka Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.
Eksperci wskazują, że wielu przedsiębiorców nadal traktuje KSeF jako „sprawę księgowej”, nie podejmując własnych działań związanych z integracją systemów fakturowania czy testowaniem rozwiązań IT. Namacalne działania podejmują głównie duże firmy, bo mniejsi przedsiębiorcy często uważają, że mają jeszcze dużo czasu, by zaznajomić się z tematem.
Tylko 15 proc. firm podjęło realne działania
Według szacunków ekspertów, z pierwszymi informacjami o KSeF zapoznało się około 15 proc. odbiorców. Tylko część z nich wdrożyła procedury rejestracji do systemu, aby zabezpieczyć dostęp do KSeF jeszcze przed kumulacją innych obowiązków podatkowych.
– Narracja organów skarbowych nie ułatwia księgowym pracy. Przekaz „skontaktuj się ze swoim księgowym” sugeruje przedsiębiorcom, że nie jest to ich problem i nie muszą podejmować kroków zapewniających integrację ich systemów fakturowania z KSeF. W rezultacie przedsiębiorcy nie są przygotowani na nowy obowiązek – dodaje Agnieszka Zamaro‑Wiśniewska.
KSeF może mieć poważniejsze skutki niż Polski Ład
Zdaniem Beaty Kuśmierek skutki wprowadzenia KSeF mogą być dla biznesu bardziej dotkliwe niż wcześniejsze reformy podatkowe. Braki kadrowe, niedobór rzetelnych szkoleń oraz niejasne przepisy powodują, że część księgowych rezygnuje z pracy lub ogranicza liczbę obsługiwanych klientów.
– Pod wieloma względami KSeF będzie mieć jeszcze poważniejsze konsekwencje niż Polski Ład. Przedsiębiorcy przychodzą i mówią, że ich księgowa zamyka biuro albo odchodzi z zawodu. Brakuje (…) także zrozumienia, że takie wielkie zmiany to nie jest kwestia miesięcy, a lat we wdrażaniu – mówi Kuśmierek.
Eksperci zgodnie podkreślają, że bez intensywniejszych działań edukacyjnych oraz ewentualnej korekty harmonogramu wdrażania KSeF ryzyko chaosu w pierwszych miesiącach obowiązywania systemu pozostaje wysokie.
– (…) W sieci jest wiele nieaktualnych informacji. Przygotowanie jest naprawdę słabe i przed nami bardzo trudny rok 2026. KSeF obnaży wszystkie nieodciągnięcia poprzednich ustaw księgowych, a konsekwencje ponosić będą firmy – dodaje ekspertka.
Polecamy również:
- Staż pracy po nowemu od 2026 roku. Zlecenia i działalność wliczą się do uprawnień
- Cyberataki w polskich firmach rosną, a 17 proc. pracowników je zataja
- Spokojna emerytura to marzenie Polaków, ale może im zabraknąć pieniędzy na jego realizację
