Polskie firmy wchodzą w etap intensywnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), a od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy będą musieli prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) wyłącznie w formie cyfrowej.
KSeF 2.0 w fazie testów
30 września rozpoczną się testy KSeF 2.0. To sygnał, że firmy powinny rozpocząć intensywne przygotowania do obowiązkowego wdrożenia systemu. Nowa struktura faktury, integracja systemów księgowych czy szkolenia pracowników wymagają czasu. Według badania WEBCON, jeszcze w 2024 r. aż 61 proc. firm korzystało z faktur papierowych, a 44 proc. wskazywało na trudności z dostosowaniem procedur i narzędzi do KSeF.
Udostępnione oprogramowanie pozwala sprawdzić, jak obecne systemy fakturowania współpracują z KSeF. Kolejne testy – m.in. Aplikacji Podatnika i Modułu Certyfikatów i Uprawnień – planowane są na listopad. Wczesne przygotowania mogą pomóc uniknąć problemów technologicznych i organizacyjnych.
Eksperci wskazują, że jednolity, cyfrowy format e-faktur może usprawnić rozliczenia, raportowanie kosztów i zarządzanie budżetami. Dodatkowo dane przesyłane w schemie FA(3) mogą stać się podstawą do automatyzacji procesów finansowych. Firmy, które przygotowania odłożą do 2026 r., ryzykują wdrażanie systemu w pośpiechu i korzystanie z tymczasowych rozwiązań.
Cyfrowa KPiR obowiązkowa od 2026 r.
Równolegle z KSeF wchodzi w życie obowiązek cyfrowego prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). To forma ewidencji podatkowej, którą często wybierają MŚP ze względu na to, że pozwala prowadzić uproszczoną księgowość. Od stycznia 2026 r. ewidencja będzie możliwa wyłącznie w programach komputerowych zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Firmy będą musiały przestrzegać terminów wpisów i przesyłać pliki JPK_KPiR do urzędu skarbowego.
Zmieni się także wzór księgi. Pojawią się nowe kolumny, m.in. z numerem faktury z KSeF i NIP-em kontrahenta. Uproszczenia i wyjątki dla najmniejszych firm zostaną wycofane. Paragon bez NIP-u nie będzie już kosztem podatkowym.
Koniec papierowych ewidencji
Do tej pory prowadzenie KPiR dawało dużą swobodę, bo możliwe było korzystanie z form papierowych, arkuszy Excel czy prostych programów. Od 2026 r. cyfrowa KPiR obejmie setki mikro- i małych firm. To wymaga inwestycji w oprogramowanie, aktualizacji procesów księgowych oraz szkoleń pracowników.
– Firmy powinny zacząć od przeglądu dotychczasowych procesów księgowych i weryfikacji, czy używane oprogramowanie obsłuży cyfrową KPiR oraz generowanie plików JPK. Kolejnym krokiem jest wybór lub aktualizacja systemu, który będzie zintegrowany z KSeF – tłumaczy Wojciech Frankiewicz, Partner w Kancelarii Staniek&Partners i ekspert SaldeoSMART.
Cyfrowa KPiR i KSeF to największe zmiany w codziennej księgowości od lat. Mają poprawić przejrzystość i automatyzację rozliczeń, ale wymagają wcześniejszych przygotowań. Eksperci podkreślają, że im szybciej firmy rozpoczną działania, tym łatwiej odnajdą się w nowych realiach podatkowych.
Polecamy także:
- Finanse mężczyzn między rozsądkiem a ryzykiem. Raport BIG InfoMonitor
- Ponad 60 proc. firm ma problemy z płatnościami od swoich kontrahentów
- Unijna umowa o wolnym handlu z Indiami coraz bliżej. Szansa dla polskiego biznesu
- Najemcy muszą sięgnąć głębiej do kieszeni. Czynsze drożeją, zainteresowanie rośnie
