Od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) objął większość firm w Polsce. Już w pierwszym miesiącu przedsiębiorcy wystawili za jego pośrednictwem ponad 106,1 mln dokumentów. W e-commerce wdrożenie ujawniło problemy, które wykraczają daleko poza samo przesłanie faktury do państwowego systemu. A najtrudniejszy sprawdzian dla tej branży dopiero nadejdzie w IV kwartale, gdy liczba zamówień sezonowo wzrośnie.
Stawka jest wysoka także z powodu przepisów, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Za błędy związane z KSeF firmom będą grozić sankcje sięgające 100 proc. kwoty VAT z faktury. Przy dokumentach bez podatku kara może wynieść do 18,7 proc. należności ogółem.
Integracja kosztowała od zera do milionów
Wydatki związane z KSeF zależały od wielkości przedsiębiorstwa i stopnia rozbudowania jego systemów. Mikrofirmy często korzystały z bezpłatnych narzędzi państwowych albo prostych funkcji fakturowania dostępnych w bankowości internetowej. Małe i średnie przedsiębiorstwa musiały częściej modernizować programy księgowe oraz systemy ERP – oprogramowanie, które łączy w jednej bazie między innymi sprzedaż, finanse, zapasy i zamówienia.
Największe firmy stanęły przed koniecznością przebudowy złożonej infrastruktury informatycznej. W ich przypadku pełne dostosowanie mogło wymagać wielomilionowych inwestycji.
W handlu internetowym samo oprogramowanie księgowe nie wystarcza. Platforma sklepu musi przesyłać poprawne dane do KSeF, komunikować się z magazynem i systemem płatności, a przy tym właściwie rozpoznawać, czy klient kupuje jako konsument, czy przedsiębiorca.
Firma czy konsument? Jeden klient może mieć dwa statusy
Faktury wystawiane osobom prywatnym nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF. Konsument nie może też zostać zmuszony do logowania się do systemu państwowego, aby pobrać dowód zakupu.
Inne zasady dotyczą jednak sprzedaży między firmami, czyli B2B. Te faktury muszą trafić do KSeF. Sklep powinien więc już podczas składania zamówienia prawidłowo ustalić status kupującego i zastosować odpowiednią ścieżkę dokumentowania transakcji.
Ale żeby nie było tak prosto, jest jeszcze trzecia opcja – przedsiębiorca na prawach konsumenta. To osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która kupuje produkt związany z firmą, lecz niezwiązany bezpośrednio z jej zawodową specjalizacją. Programista zamawiający ekspres do kawy do biura może mieć część praw przysługujących klientowi detalicznemu, w tym możliwość odstąpienia od umowy zawartej przez internet. Oprogramowanie powinno więc rozumieć dwa porządki naraz: konsumencki i podatkowy.
– Z punktu widzenia obsługi logistycznej zwrotu taki klient przypomina więc nabywcę detalicznego. Jednocześnie, ze względu na podanie numeru NIP, z perspektywy dokumentowania sprzedaży pozostaje on nabywcą firmowym. Transakcje te są prawnie klasyfikowane jako relacje B2B, dlatego wymagają pełnej dokumentacji w KSeF. Oznacza to, że pierwotna faktura trafia do rządowego systemu, a po zwróceniu towaru sprzedawca musi wystawić w nim oficjalną fakturę korygującą – tłumaczy Damian Wizert, Product Owner w Alsendo.
Błędnej faktury nie da się po prostu skasować
Wprowadzenie poprawnych danych już podczas składania zamówienia nabrało większego znaczenia, ponieważ faktura przyjęta przez KSeF nie może zostać usunięta. Państwowy system przechowuje ją przez 10 lat.
Zlikwidowano też noty korygujące, za pomocą których nabywca mógł wcześniej sam poprawić niektóre błędy formalne. Jeżeli klient poda niewłaściwą nazwę firmy lub numer NIP, naprawienie pomyłki wymaga działania sprzedawcy.
Przy błędnym NIP-ie sklep musi wystawić korektę zerującą dokument zawierający nieprawidłowe dane, a następnie przygotować nową fakturę pierwotną. Jedna literówka może więc uruchomić kilka następujących po sobie operacji. A im więcej danych klienci wpisują ręcznie, tym większe ryzyko pomyłek.
Zwrot jednej rzeczy uruchamia cały łańcuch
Jeszcze trudniejsza jest obsługa zwrotów częściowych. Klient może odesłać jeden produkt z większego zamówienia, zachowując pozostałe towary. System musi wtedy rozpoznać zwróconą pozycję, ponownie obliczyć rabaty, koszty dostawy i VAT, a następnie powiązać korektę z pierwotną fakturą. Jeżeli proces nie jest zautomatyzowany, część pracy przejmują pracownicy sklepu i księgowości.
Sama faktura jest zaledwie jednym ogniwem. Najpierw magazyn potwierdza przyjęcie przesyłki, później platforma sprzedażowa zmienia status zamówienia, księgowość wysyła korektę do KSeF, a dopiero na końcu moduł płatności może zwrócić pieniądze klientowi.
– Wąskim gardłem stają się w szczególności transakcje nietypowe, do których należą: rozdzielenie jednego zamówienia na kilka osobnych przesyłek, rozliczanie rabatów nałożonych na cały koszyk, faktury z kilkoma stawkami VAT oraz sprzedaż zagraniczna w ramach procedury OSS (ang. One Stop Shop – unijnym systemie umożliwiającym rozliczanie VAT od sprzedaży konsumenckiej w innych państwach członkowskich za pośrednictwem jednej administracji podatkowej). Konieczność precyzyjnego przeliczania stawek VAT przy takich korektach w KSeF może dodatkowo opóźniać procedury księgowe – dodaje Damian Wizert.
Brak płynnej wymiany danych między tymi systemami tworzy wąskie gardła. Jedno opóźnienie przenosi się na kolejne etapy, przez co klient dłużej czeka na refundację.
Jeszcze przed pełnym wejściem e-faktur 40 proc. sklepów internetowych potrzebowało co najmniej 11 dni na oddanie klientowi pieniędzy – wynika z raportu firmy Alsendo przytoczonego w analizie. Ponownie do sprzedaży trafiało tylko 55 proc. zwracanych produktów.
Paragon z NIP-em wkrótce odejdzie do lamusa
Kolejna duża zmiana czeka sklepy w 2027 r. Wtedy zakończy się okres przejściowy dla paragonów z NIP-em do kwoty 450 zł, które obecnie mogą pełnić funkcję faktur uproszczonych.
Dotychczas sprzedawca mógł dołączyć taki dokument do niewielkiego zamówienia firmowego, bez przeprowadzania pełnego procesu w KSeF. Po wygaśnięciu wyjątku nawet najdrobniejsza transakcja B2B będzie musiała przejść przez system.
Dla e-commerce oznacza to masowy napływ faktur dotyczących małych zamówień. Sklepy nie będą mogły obsługiwać ich tradycyjnie za pomocą paragonu z NIP-em i drukarki fiskalnej.
Tysiące zakupów o niewielkiej wartości zaczną generować ustrukturyzowane dokumenty. W czasie Black Friday, przed świętami czy podczas dużych akcji promocyjnych może to dodatkowo obciążyć infrastrukturę informatyczną.
Podłączenie do KSeF to jeszcze nie automatyzacja
Samo połączenie platformy sprzedażowej z interfejsem KSeF nie rozwiązuje problemu. Sklep może przesyłać dokumenty do systemu, a jednocześnie nadal wykonywać dużą część operacji ręcznie.
Dobrze przygotowane oprogramowanie powinno samodzielnie sklasyfikować rodzaj transakcji, przypisać zwrot do właściwego zamówienia, przeliczyć korektę oraz uruchomić kolejne kroki bez konieczności przepisywania informacji.
Firmy mogą ocenić sprawność procesów za pomocą wskaźników KPI, czyli liczb pokazujących efektywność działania. Jednym z nich jest odsetek dokumentów zaakceptowanych przez KSeF za pierwszym razem, bez odrzucenia z powodu błędnych danych lub nieprawidłowej struktury pliku. Sklepy powinny też mierzyć czas od przyjęcia zwrotu w magazynie do oddania pieniędzy, liczbę pytań klientów o faktury oraz liczbę ręcznych operacji przypadających na jedno zamówienie.
Przedświąteczny wzrost liczby zamówień przetestuje całą architekturę, a nie tylko moduł fakturowania. Proces, który przy kilkudziesięciu transakcjach można jeszcze ratować ręczną pracą, przy tysiącach zakupów może już nie zadziałać.
Automatyzację trzeba więc wdrożyć i sprawdzić przed sezonem, a nie dopiero wtedy, gdy liczba zamówień zacznie gwałtownie rosnąć. System powinien przejąć powtarzalne operacje, a pracownicy zajmować się wyjątkami, których nie da się rozstrzygnąć według prostych reguł.
Przeczytaj także:
- Data na fakturze to jedno. Przewoźnicy i tak czekają na pieniądze tygodniami
- Columbus Energy może słono zapłacić. Urząd wylicza zarzuty przeciwko prawom konsumentów
- Polacy kupowali więcej, niż zakładał rynek. E-commerce i sklepy stacjonarne dzielą się sukcesem
