Od 1 kwietnia obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje sektor MŚP. Jednocześnie odsetek firm przekonanych do KSeF spadł z 61 proc. do 52 proc. w ciągu pięciu miesięcy – wynika z badania SaldeoSMART. To ważne, bo wdrożenie systemu przypada na okres największego obciążenia dla przedsiębiorców i księgowych, co zwiększa ryzyko problemów organizacyjnych i operacyjnych.
Firmy coraz bardziej sceptyczne wobec KSeF
Największy spadek zaufania do systemu widać wśród małych firm. W tej grupie udział pozytywnych ocen zmniejszył się aż o 13 punktów procentowych. Rosnący sceptycyzm wynika z doświadczeń pierwszych tygodni działania systemu w dużych przedsiębiorstwach.
– Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano; zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.
Jak dodaje, najczęściej problemem nie jest sam obowiązek, tylko brak przygotowania procesów wokół niego. Jej zdaniem KSeF uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały „na skróty”.
Początek kwietnia będzie testem dla firm
Eksperci podkreślają, że wejście w życie obowiązku dla najmniejszych firm nie musi oznaczać paraliżu, ale będzie wymagającym sprawdzianem. Największe obawy przedsiębiorców dotyczą bezpieczeństwa danych, ryzyka awarii oraz wydolności systemu przy większym obciążeniu.
– Najbliższe dni będą przede wszystkim testem – dla samego systemu, narzędzi logowania oraz firm, które dopiero uczą się nowego modelu fakturowania – wskazuje Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie w okresie intensywnych obowiązków sprawozdawczych. Między lutym a końcem kwietnia przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe zajmują się m.in. wyborem formy opodatkowania, rozliczeniami PIT, CIT-8 czy nowym JPK_V7. W takich warunkach wdrożenie nowego systemu oznacza dodatkowe obciążenie organizacyjne i presję czasu.
Najczęstsze błędy firm
Doświadczenia dużych przedsiębiorstw pokazują, że problemy wynikają głównie z organizacji pracy, a nie z samej technologii.
Jednym z najczęstszych błędów jest brak prawidłowego nadania uprawnień w systemie. Samo wygenerowanie certyfikatu nie wystarcza – konieczne jest przypisanie odpowiednich ról użytkownikom.
Drugim problemem jest brak ustaleń z biurem rachunkowym. W wielu firmach nie określono, kto odpowiada za wystawianie faktur, ich odbiór czy obsługę systemu, co prowadzi do opóźnień i dezorganizacji pracy.
Przeczytaj także: Wiata na samochód – alternatywa dla garażu? Zalety, koszty i trwałość konstrukcji
KSeF wymaga nie tylko wdrożenia narzędzi, ale także zmiany sposobu pracy z dokumentami. Według badania SaldeoSMART co czwarta firma wskazuje zmianę procesów wewnętrznych jako główną barierę, a 26 proc. ma problemy z dopasowaniem systemów IT do nowych wymagań.
Jednocześnie 36 proc. przedsiębiorstw planuje korzystać z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów. Eksperci jednak zwracają uwagę, że przy większej skali działalności podstawowe narzędzia mogą się okazać niewystarczające.
– Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia – dodaje Agnieszka Ligocka.
Jest ryzyko chaosu, ale nie paraliżu
Pierwsze dni działania systemu mogą przynieść problemy z logowaniem, zatory i wolniejszy obieg dokumentów, szczególnie przy dużym obciążeniu systemu.
– To będzie duży sprawdzian nie tylko dla technologii, ale też dla cierpliwości przedsiębiorców – mówi Joanna Łuksza.
Jednocześnie przedsiębiorcy powinni pamiętać, że termin wystawienia faktury za sprzedaż zrealizowaną w kwietniu upływa dopiero 15 maja. To daje czas na dostosowanie się do nowych zasad.
Co muszą zrobić MŚP przed startem KSeF?
Eksperci wskazują trzy podstawowe kroki, które firmy powinny wykonać przed rozpoczęciem pracy z KSeF:
- sprawdzić dostęp do narzędzi logowania, takich jak Profil Zaufany, aplikacja mObywatel czy bankowość elektroniczna,
- ustalić z księgowością podział obowiązków i odpowiedzialności,
- zadbać o bezpieczeństwo certyfikatów i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.
– Certyfikat KSeF daje bardzo szerokie możliwości działania w imieniu przedsiębiorcy. Osoba, która posiada certyfikat i hasła, może nie tylko wystawiać faktury, ale także odbierać dokumenty wystawione na rzecz firmy. W niepowołanych rękach to pole do nadużyć. Dlatego certyfikatów nie należy przekazywać osobom ani podmiotom, których wiarygodności nie jesteśmy pewni. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest upoważnienie konkretnych osób w KSeF do działania w imieniu firmy na własnych uprawnieniach zamiast udostępniania certyfikatu właściciela – dodaje Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.
KSeF zmienia sposób pracy z dokumentami i wymusza bieżące rozliczanie sprzedaży. System ogranicza możliwość przesuwania faktur czy ich anulowania po wystawieniu. Każda zmiana wymaga korekty. Dla wielu firm będzie to początek nowego modelu działania, który wymaga uporządkowania procesów i większej dyscypliny operacyjnej.
Polecamy również:
- Big techy rosną szybciej niż operatorzy telekomunikacyjni. Korzystają na nierównych zasadach
- Kredyt czy gotówka? Tak Polacy kupują mieszkania
- Inflacja przyspieszyła do 3 proc. Paliwa głównym źródłem wzrostu cen
