30 proc. firm w Polsce jeszcze nie jest gotowa na nowe obowiązki związane z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Im bliżej startu nowego systemu rozliczeń, tym więcej niejasności pojawia się wśród przedsiębiorców i księgowych. Choć Ministerstwo Finansów opublikowało cztery podręczniki, które miały pomóc w dostosowaniu się do przepisów, materiały resortu wzbudziły nowe pytania interpretacyjne.
Nowe pojęcie: potwierdzenie transakcji
W opublikowanych przez resort finansów podręcznikach pojawiło się nowe pojęcie – „potwierdzenie transakcji”. Jak wyjaśnia Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART, to dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF i nie uzyskała numeru identyfikacyjnego. Ma on charakter dowodu handlowego, potwierdzającego dokonanie sprzedaży i zapowiadającego wystawienie faktury w systemie.
Dokument może zawierać dane stron transakcji, numer faktury, datę wystawienia, łączną kwotę należności oraz kody QR, które pozwolą później powiązać go z fakturą w systemie.
– Potwierdzenie transakcji będzie wizualnie przypominać fakturę, ale nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. To jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym. Wystawienie go przez wystawcę jest dobrowolne – tłumaczy ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse Agnieszka Ligocka.
Kiedy potwierdzenie transakcji może być pomocne
Nowy dokument może okazać się praktycznym rozwiązaniem w codziennym obrocie gospodarczym, szczególnie w sytuacjach opóźnień technicznych lub organizacyjnych. Sprzedawcy mogą z niego korzystać np. przy sprzedaży terenowej, dostawach międzynarodowych czy przy transakcjach, gdy konieczne jest szybkie potwierdzenie umowy handlowej. Potwierdzenie transakcji może też ułatwić pracę w czasie awarii systemu, braku uwierzytelnienia lub chwilowej niedostępności KSeF.
Agnieszka Ligocka zwraca uwagę, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. W pierwszych miesiącach wdrażania wiele firm będzie dopiero przechodzić proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień w systemie. Dla nich potwierdzenie transakcji może stanowić praktyczne wsparcie w zachowaniu ciągłości rozliczeń.
Gotowość technologiczna kluczem do sukcesu
Nowe pojęcia i rozwiązania wprowadzane przez Ministerstwo Finansów pokazują, że przygotowanie do KSeF wymaga od firm nie tylko znajomości przepisów, lecz także odpowiedniego zaplecza technologicznego. Księgowi muszą dostosować obieg dokumentów, a firmy – upewnić się, że ich oprogramowanie spełnia wszystkie wymagania KSeF. Z raportu SaldeoSMART wynika, że 43 proc. przedsiębiorstw skorzystało już ze szkoleń dotyczących systemu. Im wcześniej firmy przetestują integrację swoich systemów z KSeF, tym łatwiej poradą sobie z nowymi obowiązkami.
Część przedsiębiorców może liczyć, że wystarczy im korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Chodzi tu o rozwiązania takie jak Aplikacja Podatnika czy e-Mikrofirma. Z podręczników resortu wynika jednak, że potwierdzenie transakcji to dokument wydawany poza KSeF. Może się więc okazać, że to funkcja, która nie będzie mogła być realizowana za pośrednictwem rządowych narzędzi.
Przeczytaj również:
- KSeF i cyfrowa KPiR zmienią księgowość firm. Nadchodzą zmiany
- Samozbiory wracają do łask. Co jesienna akcja rolników mówi o stanie polskiego rolnictwa?
- Urlop regeneracyjny zamiast nagrody finansowej. Związkowa Alternatywa proponuje, jak docenić polskich pracowników
