Administracja skarbowa ma szerszy dostęp do danych firm i może sprawdzać rozliczenia bez wizyty u podatnika. Częściej weryfikuje się też przedsiębiorców przez czynności sprawdzające zamiast tradycyjnych kontroli podatkowych i celno-skarbowych. W 2025 roku fiskus przeprowadził blisko 2,3 mln takich procedur, czyli średnio otwierał 19 nowych spraw na minutę – wynika z raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan.
Fiskus rzadziej musi rozpoczynać pełną kontrolę, aby zweryfikować rozliczenia przedsiębiorcy. W wielu przypadkach wystarczają mu dane z systemów podatkowych, plików raportowych i narzędzi analitycznych. Dzięki czynnościom sprawdzającym wykryto niemal 11 mld zł zaległości podatkowych, o ponad 25 proc. więcej niż rok wcześniej.
To zmienia relację między firmami a administracją skarbową. Kontrola nie zawsze oznacza już wizytę urzędnika w siedzibie przedsiębiorstwa. Coraz częściej zaczyna się od analizy danych i pytania skierowanego do podatnika.
Czynności sprawdzające zastępują kontrole
Z drugiej edycji raportu „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa”, przygotowanego przez MDDP i Konfederację Lewiatan, wynika, że w latach 2021-2025 przeprowadzono ponad 12,4 mln czynności sprawdzających. Z tej liczby 10,6 mln dotyczyło VAT, PIT, CIT i akcyzy.
Procedury te pozwoliły wykryć 38,8 mld zł zaległości podatkowych. Ponad 37 mld zł tej kwoty dotyczyło czterech głównych podatków: VAT, PIT, CIT i akcyzy.
Według autorów raportu czynności sprawdzające przynoszą budżetowi większe efekty niż kontrole podatkowe i celno-skarbowe łącznie. To pokazuje, jak mocno zmienia się sposób działania administracji skarbowej.
– Widzimy zmianę charakteru relacji między fiskusem a podatnikami. Inny jest sposób weryfikacji rozliczeń podatników. O ile w latach ubiegłych w znacznie większym stopniu ta weryfikacja następowała przez standardowe kontrole celno-skarbowe, o tyle ostatnio przyjmuje bardzo uproszczoną, przyjazną formę czynności sprawdzającej – mówi Tomasz Michalik, partner, doradca podatkowy z Kancelarii MDDP.
Procedura jest prostsza, ale mniej formalna
Czynności sprawdzające są prostsze niż pełna kontrola podatkowa. Organ podatkowy sprawdza wybrane rozliczenia, może zadawać pytania i prosić o doprecyzowanie danych.
– Czynność sprawdzająca to procedura, w której organy podatkowe sprawdzają pewne rozliczenia podatników, ewentualnie zadają pytania doprecyzowujące, czy to rozliczenie jest prawidłowe. Generalnie albo dają zalecenia, czyli protokół z czynności sprawdzających, na bazie którego firma koryguje zeznanie, albo jeśli stwierdzą, że nie ma nieprawidłowości, to takie czynności niczym się nie kończą – tłumaczy Przemysław Pruszyński, dyrektor Departamentu Podatkowego w Konfederacji Lewiatan.
Taka procedura pozwala szybko sprawdzić wybrany fragment rozliczeń. Jest mniej obciążająca niż klasyczna kontrola, ale jednocześnie nie daje podatnikowi takiego samego zestawu praw i gwarancji proceduralnych.
To właśnie ten element budzi zastrzeżenia części ekspertów i firm. Czynności sprawdzające są wygodne dla administracji, ale mogą być nieprzejrzyste dla przedsiębiorcy, jeśli nie wie on, kiedy sprawa się kończy i z jakim wynikiem.
Administracja ma coraz więcej danych
Wzrost znaczenia czynności sprawdzających jest związany z cyfryzacją systemu podatkowego. Fiskus ma dziś dostęp do dużej liczby danych przesyłanych przez przedsiębiorców w formie elektronicznej.
Chodzi między innymi o JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny. To zestaw danych księgowych i podatkowych przekazywanych fiskusowi w określonym formacie. Duże znaczenie ma także KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w systemie państwowym.
– Administracja skarbowa wie więcej o podatnikach. Podatnicy przesyłają coraz więcej informacji, począwszy od plików JPK_VAT po tegoroczną nowość, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Administracja widzi praktycznie pełne rozliczenia podatników, zatem też nie musi prowadzić kontroli na miejscu u podatnika, tylko zdalnie kontroluje poprawność rozliczeń firmy – wyjaśnia Przemysław Pruszyński.
W praktyce oznacza to, że urzędnicy mogą typować firmy do sprawdzenia na podstawie danych widocznych w systemach. Weryfikacja odbywa się często „zza biurka”, bez wcześniejszej wizyty w firmie.
Fiskus skuteczniej typuje sprawy
Dane z raportu pokazują, że pojedyncza czynność sprawdzająca przynosi fiskusowi coraz większe efekty. W 2021 roku przeciętna wartość ustaleń przypadająca na jedną taką procedurę wynosiła 1705 zł. W 2025 roku było to już 4681 zł.
Tak duży wzrost może oznaczać, że organy podatkowe lepiej wybierają podmioty do sprawdzenia i skuteczniej wykorzystują narzędzia analityczne.
– Fiskus w dużo większym niż dotychczas stopniu potrafi wykorzystywać informacje, które dotychczas był w stanie zebrać przez Jednolity Plik Kontrolny czy inne sposoby, i najwyraźniej jest w stanie w sprawny sposób analizować źródła pozyskania tych danych. W związku z tym czynności weryfikujące są nastawione na konkretnych podatników, na konkretne działania i sfery, do których fiskus jest już przygotowany. Dzięki temu te działania są efektywne, sprawne i skuteczne – mówi Tomasz Michalik.
Od 2022 roku liczba czynności sprawdzających wykonywanych rocznie systematycznie rośnie. W 2025 roku przeprowadzono ich niemal 2,3 mln. To o 10 proc. więcej niż rok wcześniej i o 23 proc. więcej niż w 2022 roku. Wyjątkiem był 2021 rok, kiedy liczba czynności sprawdzających przekroczyła 2,4 mln.
Przedsiębiorcy są pod stałą obserwacją
Eksperci wskazują, że narzędzia takie jak JPK, KSeF, DAC7 czy STIR sprawiają, że przedsiębiorcy działają w warunkach ciągłego monitorowania. DAC7 to unijne przepisy dotyczące raportowania danych przez platformy cyfrowe. STIR to system, który pomaga administracji skarbowej analizować przepływy finansowe i przeciwdziałać wyłudzeniom podatkowym.
Dzięki tym narzędziom fiskus może mieć wiele informacji o firmie jeszcze przed pierwszym kontaktem z podatnikiem. To zwiększa skuteczność administracji, ale jednocześnie rodzi pytania o granice kontroli.
– Może to spowodować niemal permanentną inwigilację podatników, bo prawie wszystkie informacje będą dostępne w czasie albo rzeczywistym, albo niemal rzeczywistym dla organów podatkowych. Jesteśmy w przededniu dużej zmiany, jeżeli chodzi o możliwości kontrolne i prawdopodobnie sposób prowadzenia kontroli – uważa Tomasz Michalik.
Z perspektywy przedsiębiorców oznacza to, że błędy w rozliczeniach mogą być szybciej wykrywane. Z perspektywy państwa oznacza to większą możliwość uszczelniania systemu podatkowego bez wszczynania długich i kosztownych kontroli.
Firmy chcą jasnego zakończenia spraw
Z badania przeprowadzonego na potrzeby raportu wynika, że 91,3 proc. respondentów miało w ciągu ostatnich pięciu lat styczność z czynnościami sprawdzającymi. Przedsiębiorcy oceniają tę formę kontaktu z fiskusem raczej pozytywnie. Dobrze lub bardzo dobrze oceniło ją 47,1 proc. badanych, a źle lub bardzo źle – 15,4 proc.
Nie oznacza to jednak braku zastrzeżeń. Firmy chcą, aby procedura była bardziej przewidywalna. Za formalnym informowaniem o zakończeniu czynności sprawdzających opowiedziało się 89,5 proc. badanych.
87,5 proc. respondentów chciałoby otrzymywać dokument z wynikiem i ustaleniami, a 85,5 proc. wskazuje na potrzebę określenia maksymalnego czasu trwania takich działań.
Według autorów raportu przedsiębiorcy nie domagają się nadmiernej formalizacji. Chodzi raczej o podstawowy standard informacyjny: jasność, czy sprawa została zakończona, czego dotyczyły ustalenia i czy podatnik powinien podjąć kolejne działania.
Czynności nie powinny stać się pełną kontrolą
Przedsiębiorcy nie chcą jednocześnie, aby czynności sprawdzające upodobniły się do pełnych kontroli podatkowych. 61,5 proc. ankietowanych sprzeciwia się rozszerzeniu uprawnień dowodowych organów podatkowych w tej procedurze.
Jeszcze większy sprzeciw budzi możliwość przesłuchiwania świadków i stron albo przeprowadzania oględzin w ramach czynności sprawdzających. Nie popiera tego 72,1 proc. respondentów.
– Czynność sprawdzająca jest łatwa, prosta i przyjemna w relacjach między obydwiema stronami, jednak nie gwarantuje tych samych praw podatnikom, a przez to potrafi być niestety nadużywana – ocenia Tomasz Michalik.
To pokazuje napięcie między efektywnością administracji a ochroną praw podatników. Firmy akceptują prosty kontakt z urzędem, ale oczekują granic, które odróżnią szybką weryfikację od pełnej kontroli.
System podatkowy jest coraz trudniejszy
Cyfrowa kontrola to tylko jeden z elementów szerszego problemu. Przedsiębiorcy działają w coraz bardziej złożonym systemie, w którym rośnie liczba zmian, interpretacji i sporów z administracją.
– Generalnie system podatkowy jest coraz bardziej skomplikowany, mamy coraz więcej wątków, interpretacji i sporów podatników z administracją skarbową, których rozstrzygnięcia są bardzo różne. Funkcjonowanie przedsiębiorców z tego powodu jest coraz bardziej wymagające – mówi Przemysław Pruszyński.
Podstawowym oczekiwaniem biznesu jest ograniczenie liczby zmian w prawie podatkowym. Jeśli zmiany są konieczne, przedsiębiorcy oczekują dłuższego vacatio legis. To okres między ogłoszeniem nowych przepisów a ich wejściem w życie, który pozwala firmom przygotować systemy, procedury i pracowników.
W rankingu International Tax Competitiveness Index 2025, przygotowywanym przez amerykański think tank Tax Foundation, polski system podatkowy zajął 35. miejsce wśród 38 państw OECD. Rok wcześniej była na 31. pozycji. Oznacza to pogorszenie oceny konkurencyjności polskiego systemu podatkowego.
– Ciągłe zmiany są najtrudniejsze dla przedsiębiorców, ponieważ to wymaga permanentnego wdrażania, przygotowywania, ponoszenia kosztów i wypełniania obowiązków podatkowych. Potem okazuje się, że kiedy przedsiębiorca wszystko to zrobił i już miałby płacić na danych zasadach, w kolejnym roku pojawia się następna zmiana i kolejna – mówi Przemysław Pruszyński.
Więcej danych oznacza nową relację z fiskusem
Z raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan wynika, że relacja między przedsiębiorcą a administracją skarbową przesuwa się w stronę bieżącej analizy danych. Fiskus ma coraz więcej informacji i potrafi je skuteczniej wykorzystywać.
Firmy będą musiały zadbać o jakość danych przekazywanych administracji. Błąd w JPK, e-fakturze albo rozliczeniu może zostać wyłapany szybciej niż w poprzednich latach. Ale przedsiębiorcy oczekują też, że rosnąca skuteczność fiskusa pójdzie w parze z większą przejrzystością procedur.
Polecamy również:
- Duża zbiórka nie oznacza automatycznie dużego podatku. Liczy się coś innego
- Lokaty na krótko wygrywają. Inflacja zmieniła podejście do oszczędzania
- Pieniądze są w kontraktach, a nie na koncie. Firmy budowlane znają ten problem aż za dobrze
- Medyczne miliony z publicznych pieniędzy. Jest petycja o ustanowienie limitów zarobków dla lekarzy
