Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami w Krajowym Systemie e-Faktur, a przedsiębiorcy po pierwszych miesiącach obowiązkowego korzystania z KSeF oceniają go raczej pozytywnie. System objął duże firmy od 1 lutego 2026 roku, a większość pozostałych podatników od 1 kwietnia. Firmy zgłaszają jednak problemy: chcą m.in. łatwiejszych korekt zbiorczych, angielskiej wersji platformy i dłuższego terminu na wysłanie faktury.
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Faktura trafia do systemu w ustrukturyzowanym formacie, czyli w postaci danych możliwych do automatycznego odczytu przez programy księgowe.
Zmiana jest duża, bo faktura przestaje być zwykłym dokumentem przesyłanym między kontrahentami. Trafia do centralnego systemu, a administracja skarbowa widzi ją niemal od razu.
Duże firmy weszły sprawniej niż MŚP
KSeF od początku lutego objął największe przedsiębiorstwa, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł. Od kwietnia obowiązek dotyczy także pozostałych podatników. Wyjątek obejmuje podmioty, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto – one są zwolnione z obowiązku do końca 2026 roku.
– Duzi przedsiębiorcy dość płynnie weszli w KSeF. Długo się do tego przygotowywali i idzie im to sprawnie. Mniejszym podatnikom, szczególnie z sektora MŚP, idzie to powoli. Nie wszyscy do niego dołączyli, duża część tak, a ci, którzy to zrobili, raczej sobie go chwalą. Jeśli ktoś nie ma bardzo specyficznych przypadków, to KSeF jest raczej ułatwieniem w dystrybucji faktur – mówi Andrzej Nikończyk, przewodniczący Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.
Anna Rembecka-Orłowska, senior manager w TMF Group, także mówi o raczej dobrej ocenie pierwszych miesięcy działania systemu. Jej zdaniem pomogła akcja informacyjna prowadzona przez media i organy skarbowe.
– Większość drobnych i średnich przedsiębiorców była dobrze poinformowana i w naszej ocenie bardzo dobrze weszła w nowe obowiązki. Wystawianie faktur nie sprawia im specjalnych problemów – uważa Anna Rembecka-Orłowska
Firmy widzą korzyści, ale system ma braki
Pierwsze miesiące nie obyły się bez błędów. Przedsiębiorcy zgłaszają problemy z wyszukiwaniem faktur, pomyłkami przy wprowadzaniu danych czy obsługą mniej standardowych przypadków.
Do końca 2026 roku działa jednak okres bez kar. Firmy mogą więc uczyć się systemu bez ryzyka sankcji za część potknięć.
Grant Thornton sprawdził w marcu 2026 roku opinie 150 przedstawicieli działów finansowo-księgowych dużych i średnich firm. Badani jako główne korzyści wskazywali brak konieczności przechowywania papierowych faktur, automatyzację procesów i stały dostęp do dokumentów.
Na liście problemów pojawiły się brak powiadomień o nowych fakturach, brak podglądu faktury przed wystawieniem oraz kłopoty ze stabilnością systemu. Firmy mówiły m.in. o przeciążeniach i sporadycznych awariach.
Resort finansów zbiera uwagi
Ministerstwo Finansów rozpoczęło 9 czerwca cykl otwartych konsultacji w sprawie zmian w KSeF. Jednym z tematów są dodatkowe dane biznesowe w API KSeF 2.0. API to techniczny sposób komunikacji między systemami informatycznymi. Dzięki niemu program księgowy lub system finansowy firmy może wymieniać dane z KSeF bez ręcznego przepisywania informacji.
Resort rozważa też utrzymanie tokenów jako jednej z metod logowania po 31 grudnia 2026 roku. Token to cyfrowy klucz dostępu, który pozwala systemowi albo użytkownikowi uwierzytelnić się w KSeF. Obecnie z tokenów korzysta mniej więcej jedna trzecia użytkowników.
Propozycje zmian mają zostać przedstawione na przełomie czerwca i lipca.
Przeczytaj także: Zewnętrzny dyrektor finansowy patrzy na Twoje liczby inaczej niż Ty – i o to chodzi
Przedsiębiorcy zgłaszają kilka poprawek, które ich zdaniem ułatwiłyby korzystanie z KSeF. Nikończyk mówi m.in. o korektach zbiorczych, czyli rozwiązaniu pozwalającym poprawić jedną fakturą wiele wcześniejszych dokumentów. Taki mechanizm może być potrzebny tam, gdzie firma rozlicza dużą liczbę podobnych transakcji.
Anna Rembecka-Orłowska zwraca uwagę na brak wystarczającej dostępności platformy w języku angielskim. To problem dla zagranicznych firm i inwestorów, którzy prowadzą działalność w Polsce, ale nie obsługują systemów księgowych po polsku.
– W naszej ocenie należy usprawnić przede wszystkim informacje oraz dostępność platformy w języku angielskim. Brak możliwości wystawiania faktur przez osoby nieposługujące się językiem polskim jest dosyć sporą barierą wejścia przez inwestorów na polski rynek. Znacznie podwyższa to koszt funkcjonowania takich podmiotów i opłacalność inwestycji na polskim rynku – uważa ekspertka z TMF Group.
Kolejny punkt sporny to termin na wysłanie faktury do systemu. Obecnie, jeśli podatnik wystawia fakturę online, musi przekazać ją do KSeF tego samego dnia. Ekspertka TMF Group uważa, że firmy potrzebują kilku dodatkowych dni – na przykład trzech albo pięciu – aby przetworzyć dokument i wysłać go w wymaganym formacie.
KSeF zmienia relację z fiskusem
Obowiązkowy system e-faktur daje administracji skarbowej dostęp do danych o obrocie między podatnikami niemal na bieżąco. Fiskus nie musi czekać na klasyczną kontrolę, żeby zobaczyć dużą część faktur firmy.
Andrzej Nikończyk mówi, że punkt ciężkości przesuwa się z kontroli na monitoring. Administracja może porównywać podatników, sprawdzać łańcuchy obrotu i szybciej wychwytywać nieprawidłowości.
– Już dziś możemy mówić nie tyle o kontroli organów podatkowych, ile o monitoringu. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) dostają na bieżąco dane od podatników i, mam nadzieję, je monitorują. Mogą kontrolować łańcuchy obrotu, prawidłowości wykazywania, mogą też kontrolować podatników na zasadach porównawczych – mówi Andrzej Nikończyk.
Fiskus rzadziej musi wszczynać kontrolę
Ten kierunek potwierdzają dane z raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa”. W 2025 roku administracja najczęściej sprawdzała rozliczenia podatkowe przez czynności sprawdzające. To prostsza procedura niż pełna kontrola podatkowa. Urząd może szybko zweryfikować wybrane elementy rozliczeń, poprosić o wyjaśnienia i sprawdzić dane niedługo po złożeniu deklaracji.
W 2025 roku fiskus przeprowadził 2,3 mln takich czynności. To średnio 19 nowych spraw w każdej minucie. W ich ramach wykryto prawie 11 mld zł zaległości podatkowych, o jedną czwartą więcej niż rok wcześniej.
Klasycznych kontroli było znacznie mniej. Organy podatkowe wszczęły 9,5 tys. kontroli podatkowych i 5,2 tys. kontroli celno-skarbowych.
Firmy dostaną miękką procedurę, ale błędy szybciej wyjdą na jaw
Ministerstwo Finansów i KAS chcą załatwiać większość spraw przez czynności sprawdzające, a po pełne kontrole sięgać wtedy, gdy administracja ma już poważniejsze dane o możliwych nieprawidłowościach. Dla firm uczciwie korygujących błędy może to być mniej uciążliwa ścieżka niż tradycyjna kontrola.
– Współdziałania ministerstwa z podatnikami idą w stronę miękkich procedur, które pozwalają podatnikom poprawić, skorygować swoje rozliczenia. Odbieramy to jako dobrą zmianę. Natomiast podmioty, które rozliczają się w sposób nieprawidłowy, muszą się liczyć z tym, że ich działalność zostanie szybciej wykryta – mówi Andrzej Nikończyk.
KSeF ma więc dwa oblicza. Z jednej strony porządkuje obieg faktur i może ograniczać papierologię. Z drugiej strony daje państwu dużo większy wgląd w działalność firm.
Dlatego poprawki, nad którymi pracuje resort finansów, będą ważne dla całego rynku. Im lepiej system poradzi sobie z korektami, dostępem dla zagranicznych użytkowników i codzienną obsługą faktur, tym mniejsze będzie ryzyko, że cyfryzacja księgowości zmieni się w kolejne źródło kosztów i frustracji.
Polecamy także:
- Elektryczne ciężarówki ruszają powoli. Polska flota traci tempo przez brak ładowarek
- Wakacje wracają do budżetów, ale tygodniowy wyjazd wciąż nie jest dla każdego
- Pełne obiekty, nowe obowiązki i ryzyko pożaru. Wakacje sprawdzą zarządców
